Contractuel·le B - Secrétaire Administratif - Tj Aix en Pce H/F - Direction des services judiciaires - CA AIX EN PROVENCE

Le gestionnaire sera amené à exercer dans un des quatre services ci-dessous :

- pôle financier

- suppléance de la régie

- bureau d'aide juridictionnelle

- conseil de prud'hommes1.pôle financier :

- Recouvrement de l'aide juridictionnelle (AJ) : établir les fiches de suivi; solliciter des services toute copie de jugement ou explication; établir les bordereaux de recouvrement d'AJ à transmettre au SAIJ Aix ; archiver les bordereaux par année et par numéro ...

- Recouvrement de l'aide juridictionnelle garantie : depuis le logiciel SIAJ, archiver les dossiers éligibles à l'AJ, traiter les dossiers inéligibles ou partiellement éligibles à l'AJ en préparant les lettres d'information ...

- Contrôle des prestataires signalés: traiter les courriels et demande de contrôle des prestataires signalés (liste de prestataires autorisés par la DSJ à déposer des demandes groupées de paiement, effectué directement à la centrale); procéder au contrôle ...

- Traitement des mémoires de frais de justiceforclos : en lien avec les 2 autres agents du service centralisateur, préparation des réquisitions et ordonnances de taxe, enregistrement des pièces justificatives, notification des décisions, suivi et statistiques; scanner ou sauvegarder tout document en la matière dans le dossier dématérialisé ...

2. suppléance de la régie :

- Gestion de la régie du tribunal en cas d'absence du régisseur titulaire: réaliser l'encaissement et l'emploi des fonds privés; passer les écritures comptables et les vérifiertant dans REGINA que sur le compte DFT NET; encaisser si urgence et comptabiliser les recettes au profit de l'État; gérer l'avance de fonds publics si urgence; tenir la comptabilité journalière des opérations de recettes et de dépenses dans l'applicatif métier, ainsi que sous format papier et archiver ces documents comptables; déposer les espèces à la trésorerie sur le compte DFT de la régie du tribunal dès dépassement du plafond fixé pour le tribunal par arrêté à 300 euros ...

- Transmission des informations sur la régie du tribunal si demande urgente en cas d'absence du régisseur titulaire: assurer l'accueil des usagers et des auxiliaires de justice, pendant les horaires d'ouverture au public du tribunal; préparer dès réalisation d'une opération comptable urgente les bordereaux de pièces de dépense et les transmettre à la DGFIP ou au SAIJ ...

3. Bureau d'Aide Juridictionnelle :

· Accueil et information du justiciable sur l'aide juridictionnelle: accueil physique, téléphonique, traitement du courrier, réception des dossiers, pré-enregistrement et instruction préalable ...

· Instruction des demandes et désignation des auxiliaires de Justice: vérification des données, enregistrement, demandes de pièces ou d'informations complémentaires, saisie dans le logiciel SIAJ ...

4 - Conseil de prud'hommes :

· Traitements de vacations et salaires maintenus: réception des états de frais des conseillers prud'hommes, enregistrement sur le logiciel dédié, préparations des bordeaux pour signature du président du conseil, ...

· Gestion des dossiers administratifs des conseillers prud'hommes et assistance dans leurs démarches.

1- SAVOIRS ET SAVOIRS- FAIRE

Outils bureautiques : WordPerfect, OpenOffice, Tableur, messagerie
Organisation judiciaire et administrative
Circuits administratifs
Règles budgétaires et comptables
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail
Alimenter des tableaux de suivi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

2 - SAVOIR-ÊTRE

Avoir le sens des relations humaines
Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des responsabilités
Etre autonome
Faire preuve de discrétion professionnelle
Faire preuve d'une extrême rigueur
Faire preuve de polyvalence

Niveau d'étude: Bac +2
Profil juridique souhaité