Secretaire Administratif- Secretariat du President-Tj Auxerre H/F - Direction des services judiciaires - CA PARIS

Composition et effectifs du service

21 magistrats du siège et du parquet

9 attachés de justice

4 directeurs de greffe

30 cadre-greffiers et greffiers

4 secrétaires administratif

21 adjoints administratifs

2 adjoints techniques

Votre hiérarchie

Fonctionnelle : le président du tribunal judiciaire

Hiérarchique : le directeur des services de greffeVous assurez les tâches administratives et de secrétariat du président de la juridiction ainsi que le soutien à la préparation des missions juridictionnelles concernant les contentieux relevant de la compétence du président. Pour cela vous assurer la prise en charge des dossiers, leur enregistrement et leur suivi selon le degré d'urgence.
Vous avez également en charge le volet administratif et financier des personnels dépendant du président de la juridiction (magistrats, attachés de justice, assesseurs).
Vous assistez le président de la juridiction dans l'élaboration de l'ordonnance de roulement fixant les activités juridictionnelles, vous assurez son suivi dans l'applicatif et l'élaboration des différents documents liées à l'organisation de la juridiction.
Vous êtes en charge de la gestion de l'agenda du président et l'organisation matérielle des différentes réunions.
Vous intervenez en remplacement sur les missions de secrétariat du procureur de la République en cas d'absence du collègue.

Vos missions

1 - secrétariat de la présidence
Suivi de la gestion des ressources humainesréalisée par le président de la juridiction :
Constitution et classement des documents dans les dossiers des magistrats du siège, attachés de justice, assesseurs...
Constitution de la prise en charge administrative et financière des magistrats du siège, attachés de justice, assesseurs...
Suivi des congés des personnels et autorisations d'absence
Elaboration des documents relatifs aux personnels
Remise des documents nécessaires à l'exercice des missions par les personnels (carte professionnelle, véhicule administratif...)
Gestion des comptes épargne temps
Gestion des états de vacations pour les permanences des magistrats et assesseur
Gestion et suivi des dossiers des contractuels: attachés de justice, assistants de justice, contractuels (contrat, congés, présentiel, vacations...)
Prise en charge des stagiaires: prise de contact, convention de stage, suivi du stagiaire sur le plan administratif, préparation de la planification, tutorat des stagiaires
Suivi des visites médicales des personnels

Secrétariat:
Réception du courrier, compostage, enregistrement et suivi et classement
Accueil et renseignement des différents interlocuteurs
Gestion des boites mail du service
Gestion des agendas et prise en charge des aspects logistiques (réservation de salle, visio-conférence, véhicules, organisation matérielle des réunions...)
Constitution matérielle de dossiers en vue des réunions auxquelles le président participe
Elaboration, dactylographie et mise en page des documents (ordonnance de roulement, tableaux d'audience etc...)
Elaboration, enregistrement applicatif et suivi de l'ordonnance de roulement présidentielle sur les activités juridictionnelles et élaboration des projets de décisions
Organisation et suivi du plan de classement du service
Gestion des archives du service

o Préparation et organisation des audiences solennelles, les assemblées générales, commissions diverses, préparation PV d'installation des magistrats et fonctionnaires,

o Préparation et suivi des habilitations à conduire les véhicules de service tous corps confondus

o Recensement des besoins des personnels (matériel, documentation,...)

o Classement des dossiers, archivage

2 - contentieux président et commission d'expulsion des étrangers

Enregistrement et constitution des dossiers

Préparation des projets d'ordonnance

Suivi des décisions

Gestion du courrier

Classement et archivage

3 - Remplacement en cas d'absence du secrétariat du procureur de la République

Connaissances
Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
Circuits administratifs
Ressources humaines
Suite bureautique
Droit civil et procédure civile
Droit pénal et procédure pénal

Savoir-être

Rigueur
Organisée
Discrétion professionnelle
Aisance relationnelle
Disponiblité
Capacité d'anticipation
polyvalence
Autonomie
Loyauté
Sens de l'organisation
Sens des relations humaines
Réactivité

Savoir-faire

Maitrise des outils informatiques et suite bureautique
Savoir travailler en équipe
Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Assurer une veille juridique