Assistant Administratif Support H/F - ARES

Ce poste est fait pour vous si :

- vous êtes polyvalent.e et vous vous adapter rapidement aux besoins de plusieurs équipes administratives.
- vous faites preuve de flexibilité et souhaitez intervenir sur des établissements variés, découvrir plusieurs environnements de travail.
- vous souhaitez participer à un projet humain et donner sens à votre travail

Au sein du Groupe, LOG'INS est une Joint-Venture Sociale créée en 2011 avec l'entreprise GXO, l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions logistiques. Log'ins commercialise des prestations de logistique fine (e-commerce, publi-promotionnelle et co-packing) via 3 établissements : Villabé (91), Lieusaint (77), Saint-Vulbas (01). En 2024, Log'Ins réalisait au global un CA consolidé de 11,4 M€ et accompagnait au global près de 300 personnes en situation de handicap.

Votre rôle en tant qu'Assistant.e Administratif.ve Support, est de renforcer nos équipes administratives (en cas d'absence ou de fortes activités) et d'assurer la bonne continuité des missions.

Rattaché.e à la direction de pôle, au quotidien vous serez sous la responsabilité de la direction du site sur lequel, vous serez déployé.e (Villabé - Lieusaint - en distanciel Saint-Vulbas).

Concrètement, vos principales missions sont les suivantes :

1. Effectuer l'accueil et le secrétariat administratif de la structure

- Prendre en charge l'accueil téléphonique et physique et l'orientation des personnes.
- Assurer le secrétariat administratif : gestion du courrier (dont boîte mail), rédaction de correspondances, mise à jour, classement des dossiers, etc.
- Le cas échéant, réceptionner les candidatures de salarié.es en insertion, inviter les candidat.es aux sessions de recrutement et, lors de celles-ci, collecter les documents nécessaires à la constitution de leur dossier.
- S'assurer de la bonne transmission des informations du planning aux salariés (permanents et en insertion).

2. Assurer le suivi administratif du personnel de l'établissement

- Constituer les dossiers administratif et informatique pour chaque nouveau collaborateur entrant dans la structure (permanent et en insertion). Transmettre les documents aux différents interlocuteurs internes (dossiers, contrats, Pass IAE, etc.)
- Assurer le suivi administratif du personnel (permanent et insertion) :
> Effectuer les démarches nécessaires à l'embauche, au parcours et à la sortie du personnel (DPAE, inscription au registre du personnel, visite médicale et mutuelle, etc.)
> Plus spécifiquement, pour le personnel en parcours d'insertion : éditer les contrats initiaux et avenants de renouvellement de contrat, si nécessaire.
> Réaliser mensuellement la saisie des éléments variables de paie (congés, absences, justificatifs...) dans notre logiciel de gestion. Puis, transmettre les informations aux gestionnaires de paie.
> Assurer le suivi et l'archivage de tous les justificatifs relatifs aux éléments de paie.
> Imprimer, mettre sous pli les bulletins de paie et assurer la distribution aux collaborateurs concernés.
- Aider l'équipe sociale dans les démarches administratives simples des salariés en insertion.

Profil recherché :

Formation : Formation supérieure dans les domaines de l'assistanat administrative, de direction, la gestion des ressources humaines ou l'administration du personnel.

Expérience : Expérience souhaitée à des postes similaires de 3 ans minimum, idéalement dans une structure de type insertion par l'activité économique (SIAE).

Lieu de travail : Villabé (91) - déplacements à prévoir sur Lieusaint (77) + Travail en distanciel possible pour l'accompagnement de Log'ins AuRA.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Réaliser la gestion administrative du personnel,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,Grande flexibilité, agilité et adaptabilité,Gestion et rédaction de documents RH,Sens et respect de la confidentialité,Organisation et de polyvalence,Forte adhésion au Projet Social d'Ares,Récolter et saisir les éléments variables de paie,Capacité rédactionnelles et relationnelles,Autonomie et de proactivité

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.