Secrétaire H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

Secrétariat de Direction :

o Standard

o Traitement du courrier : départ - arrivée

o Rédaction des notes et courriers

o Secrétariat et rédaction des compte-rendu pour le conseil d'évaluation, le CSA, réunion de synthèse

o Gestion des autorisations d'accès à l'établissement

o Gestion de la base documentaire M3P

Ressources humaines :

o Gestion des dossiers administratifs des personnels

o Préparation des tableaux d'avancement, notation des personnels

o Gestion des CLM, CLD, AT départs en retraite, utilisation de Chorus formulaire

o Renseignement et mise à jour des fiches Harmonie et Diadème

o Gestion des frais de déplacement via CHORUS DT

o Gestion des demandes de protection statutaire

Votre hiérarchie : Placé sous l'autorité directe du Chef d'établissement et de son adjoint.

Vos interlocuteurs métiers : DISPLe ou la secrétaire réalise les missions suivantes:

- Donner des renseignements d'ordre général

- rédaction des écrits diffusés sur l'établissement (notes d'organisation, de service, à l'attention de la population pénale, comptes rendus de réunion, etc.) en coordination avec son supérieur hiérarchique.

- réception et enregistrement du courrier, en assurer le suivi et le classement

- réception des communications téléphoniques et mails, et transmissiondes appels au différents services

- orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent

- préparer les autorisations d'accès sur la structure

- travailler à la préparation des évaluations des personnels.

-archiver les documents et les dossiers, tenir à jour et suivre le plan de classement du service

-Diverses tâches à la demande de l'équipe de direction

Connaissances :
Connaissances juridiques de base pour la gestion du personnel
Maîtrise de l'outil informatique

Savoir-être :
Qualités relationnelles
Rigueur et discrétion

Savoir-faire :
Qualités rédactionnelles
Sens du travail en équipe
Adaptabilité