Adjoint Administratif - Ama à l'Accueil et Gestion du Standard Téléphonique des Consultations Externes H/F - Centre Psychothérapique de Nancy

Missions :

- Accueil et orientation du public vers les différents services
- Renseignement sur l'organisation et le fonctionnement de l'établissement : connaître
l'organigramme interne des pôles, les plans de l'établissement...
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de l'établissement (veiller à la propreté du
hall, l'ouverture de la porte, ...)
- Orienter le public en cas de manifestation dans l'établissement (conférences, séminaires et formations, réunions...)

- Réception des appels téléphoniques de l'établissement - Standard
- Gestion du planning du standard en lien avec l'attaché d'administration
- Accueillir le public avec amabilité
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels
- Gérer les situations de stress et les publics difficiles
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence : capacité d'écoute

- Appels dans le cadre des astreintes, des gardes ainsi que vers l'extérieur avec SOS médecin, SAMU (urgences vitales) et de manière exceptionnelle dans le cadre d'un plan BLANC

- Appels demandés par le BPEAS, ou l'interne de l'unité de soins
- Assurer la traçabilité des appels dans le logiciel du standard
- Transmettre le bilan mensuel à la Direction en charge des affaires médicales et la Direction
des ressources matérielles

- Gestion des consultations en externe dans le logiciel CPAGE I pour les unités du site de Laxou et des CMP
- Création des dossiers des patients en respectant les règles d'identito-vigilance (validation
de l'identité, enregistrement des traits stricts et complémentaires...)
- Vérification des droits des patients à l'aide de la carte vitale et l'attestation de la mutuelle
- Gestion des actes et des débiteurs

- Gestion des admissions en hospitalisation à temps plein et de jour des unités du site de Laxou
- Création des dossiers des patients en respectant les règles d'identito-vigilance (validation de l'identité, enregistrement des traits stricts et complémentaires...)
- Vérification des droits des patients à l'aide de la carte vitale et l'attestation de la mutuelle

- Enregistrement des mouvements transmis par les unités de soins et assurer une vérification des données avant saisie dans le logiciel administratif

- Enregistrer les mouvements des patients des unités situées sur le site de Laxou et attribution d'un lit
- Assurer un contrôle qualité des données transmises par fax

- Réception et gestion pour les internes du repas, du téléphone, des clés et du trousseau hôtelier

- Recueillir le consentement des patients qui souhaitent le régime particulier
- Prendre rdv avec le service pour finaliser le dossier administratif du patient

Compétences et qualités requises :

ACCUEIL :

- Discrétion et secret professionnel primordial
- Garant de l'image du service public : présentéisme, travail à temps complet,
ponctualité, rigueur, amabilité, patience, sens de l'écoute, diplomatie.
- Disponibilité et esprit d'équipe pour assurer la continuité du service
- Être capable de répondre aux interlocuteurs divers (internes et externes) et de façon appropriée en toutes circonstances
- Gestion du stress
- Très bonne maîtrise du français (à l'oral et à l'écrit)
- Travail en équipe (partage des locaux et des équipements)
-
GESTION DE DOSSIER :

- L'autonomie et la rigueur dans l'organisation sont fondamentales
- Bonne connaissance des outilsinformatiques bureautiques