Adjoint à la Responsable Administrative et Financière H/F - Université de Bordeaux

Parmi les services de la DVU, L'Espace Santé Étudiants (ESE) est un service de santé inter-établissements géré par l'Université de Bordeaux pour son compte et aussi celui de ses partenaires (Université Bordeaux Montaigne, Sciences Po Bordeaux, Bordeaux INP, Bordeaux Sciences Agro). Il est dédié à la santé de près de 70 000 étudiants. L'ESE est intégré au Pôle Insertion Professionnelle et Vie Universitaire de l'université de Bordeaux.

Le service de santé universitaire vise à l'amélioration et au maintien de la santé des étudiants selon une approche globale et positive de la santé, individualisée et collective, intégrant la participation des étudiants. Nous garantissons l'équité en luttant contre les inégalités de santé et toutes formes de discriminations. L'Espace Santé propose aux étudiants des actions d'éducation à la santé, des consultations médicales, paramédicales, de psychologues et assistantes sociales ainsi que des actions collectives de promotion de la santé et des outils numériques. Le travail en équipe entre les professionnels et les étudiants relais constitue le fondement de la pratique du service de santé universitaire, permettant d'apporter une réponse adaptée aux besoins de santé autour de grands axes prioritaires : le recours aux soins, la santé mentale, la santé sexuelle, l'usage de substances et plus récemment la gestion des alertes sanitaires.Sous l'autorité de la Responsable Administrative et Financière (RAF), l'adjoint(e) à la RAF participe à la gestion administrative, budgétaire et financière du service ainsi que la gestion bâtimentaire et logistique de l'infrastructure. Elle participe à la structuration ou la consolidation des processus de gestion, au suivi des ressources et à l'amélioration continue des pratiques.

Activités principales

Appui à la gestion budgétaire et financière

Participer à l'élaboration, au suivi et à l'exécution du budget du service

Contribuer aux appels à projets et au suivi des crédits et des opérations (fonctionnement, investissement, financements fléchés), ainsi qu'à leur bilan

Suivre les engagements et suppléances en cas d'absence de la gestionnaire financière

Contribuer à la production d'outils de suivi, de tableaux de bord et de reporting financier

Appui à la gestion RH de la structure

Participer au processus de recrutement

Participer au suivi budgétaire de la masse salariale de la structure

Participer à l'organisation des plans de formation

Contribuer au suivi des indicateurs RH

Appui à la gestion administrative et aux marchés

Participer à la gestion administrative des conventions, partenariats et subventions

Contribuer à la préparation et au suivi des marchés publics en lien avec le service des achats de l'UB et des centrales d'achats (expressions de besoin, suivi d'exécution)

Veiller à la conformité réglementaire des procédures administratives et financières

Appui au pilotage et à la structuration des processus

Contribuer à la formalisation des processus et à l'amélioration des procédures internes

Participer aux démarches de contrôle interne, de contrôle de gestion et d'assurance qualité

Assurer un rôle de conseil et d'appui auprès des responsables de projets et de l'équipe de direction

Appui au suivi informatique

Participer à l'accompagnement et la mise en place d'applications informatiques et/ou de systèmes d'information

Être l'interlocuteur privilégié de la DSI sur les applications informatiques et le matériel informatique

Suivi, déploiement et optimisation des besoins numériques sur la structure
Appui à la gestion de l'infrastructure

Encadrer le travail de la gestionnaire financière et de l'assistante de direction concernant les démarches de supervision des besoins de services et des dysfonctionnements

Interlocuteur de premier plan dans la gestion des incidents mineurs sur la structure auprès du bailleur Domofrance et des acteurs principaux (prestataires contractuels externes ou personnels PPE UB).

Continuité de service et suppléance

Assurer la continuité des activités en cas d'absence de la responsable administrative et financière

Représenter, le cas échéant, le service dans les réunions techniques ou institutionnelles

Profil :

Vous disposez d'une formation supérieure en gestion administrative et financière, finances publiques ou équivalent.

Vous justifiez d'une expérience en environnement universitaire ou administratif public (appréciée).

Expérience professionnelle :

Vous possédez une expérience professionnelle minimale de 3 ans sur des fonctions de gestion administrative et/ou financière.

Connaissances :

Vous maîtrisez la gestion budgétaire et financière publique.

Vous connaissez les règles de la comptabilité publique.

Vous comprenez le fonctionnement des établissements d'enseignement supérieur et de recherche.

Vous connaissez les dispositifs de financement.

Vous utilisez les outils de suivi budgétaire et de reporting.

Vous maîtrisez l'environnement juridique et administratif.

Compétences requises sur le poste :

Vous faites preuve de rigueur et de fiabilité.

Vous démontrez des capacités d'analyse et de synthèse.

Vous avez le sens de l'organisation, de l'autonomie et de la gestion des priorités.

Vous savez travailler en équipe et en transversalité, et vous savez rendre compte.

Vous possédez des qualités relationnelles et le sens du service.

Vous faites preuve de discrétion professionnelle.

Vous vous adaptez dans un environnement complexe et faites preuve de polyvalence.

Vous avez une appétence pour les aspects logistiques et informatiques.

Vous maîtrisez les outils bureautiques (dont Excel et tableaux croisés dynamiques) et les logiciels de gestion.