Secrétaire Administratif - Service Centralisateur des Frais de Justice Régional H/F - Direction des services judiciaires - CA DOUAI

Cet emploi est ouvert uniquement aux fonctionnaires

Le secrétaire administratif en charge du service expérimental aura pour missions:

· Contrôler les mémoires déposés sur le portail chorus, tant s'agissant de la compétence territoriale que de la complétude des mémoires (pièces justificatives produites : réquisition, attestation de service fait, etc) que du respect des tarifs en vigueur.

· Certifier les mémoires dans Chorus Formulaires aux fins de mise en paiement dans Chorus Coeur : préparation, contrôle et certification des mémoires dématérialisés dans Chorus Formulaire avant transmission dématérialisée au Service Administratif Régional pour mise en paiement

· Gérer les demandes de création ou modification de comptes des prestataires

· Savoir accompagner et orienter les prestataires face aux éventuelles difficultés rencontrées sur le portail

· Redresser les mémoires en cas d'erreur d'application des barèmes en vigueur avec indication des références textuelles mises en oeuvre

· Rejeter les mémoires incomplets ou présentant des anomalies

· Rechercher d'éventuels doublons dans Chorus formulaires

· Réponde aux demandes du supérieur hiérarchique et du Ministère

· Gérer la boîte mail structurelle

Outre les missions classiques d'un service centralisateur des frais de justice, il conviendra en tant qu'expérimentation:

· d'alimenter les tableaux de suivi et de pilotage mis en place avec le RGB

· d'assurer la fiabilité et la traçabilité des contrôles

· d'assurer un suivi des redressements opérés

=> Suivi des régies

- Contrôle des bordereaux transmis par les régies du ressort avant leur saisie par le Pôle Chorus pour mise en paiement.

- Assure la liaison avec les régisseurs.

=> Appuis au Pôle Pilotage

- Contrôle Interne Comptable : assurer la fiabilité et la traçabilité des contrôles

- Assurer la qualité comptable, établissement de tableaux de suivi et édition de restitution CHORUS

- Prise en charge de dossiers spécifiques sur demande.

=> Action de formation et de soutien

- Accompagnement et formation des collègues,

- Conseil et assistance aux services prescripteurs.

=> Missions transversales :

- Alimentation des fichiers de suivi de l'activité du service

- Elaboration de fiches méthodologiques et fiches reflexes

- Gestion de la boîte structurelle ;

- Classement, archivage.

- Permanence du standard téléphonique par roulement

- Participer à l'activité générale du SAIR (réception courrier, affranchissement courrier, surveillance de concours, ....)

Connaissances

Applicatifs métiers :Chorus formulaires, Chorus Pro
Règlementation FDJ
Circuits de la dépense
Circuits administratifs
Organisation judiciaire

Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation
Travailler en équipe et adapter sa communication
Faire preuve de pédagogie
Probité et rigueur
Transparence et loyauté
Disponibilité et diplomatie

Savoir-faire
Sens des responsabilités et du service public
Savoir rendre compte
Organiser et adapter sa charge de travail