Secrétaire Administrative - Tj Sens H/F - Direction des services judiciaires - CA PARIS

1-1 Gestion des ressources humaines :

Constitution de la prise en charge administrative et financière des agents

Gestion et suivi des dossiers administratifs

Constitution et classement des documents dans les dossiers du personnel,

Suivi des absences du personnel

Actualisation des logiciels (permanences, audiences, affaires nouvelles ...)

Gestion des états de vacations

1-2 Secrétariat :

Réception du courrier, compostage, enregistrement et suivi et classement

Accueil et renseignement des différents interlocuteurs

Gestion de la boite mail du service

Gestion des agendas et prise en charge des aspects logistiques (réservation de salle, visio-conférence, ...)

Organisation et suivi du plan de classement du service

Gestion des archives du service en lien avec la circulaire des archives et la directrice en charge des archives

Préparation et organisation des assemblées, commissions et audiences solennelles

organisation et suivi des élections professionnelles

Enregistrement et suivi des procédures en lien avec le service (Parquet civil, Entraide pénale internationale, Successions vacantes, requêtes président, JLD ...)

Elaboration de tableaux et plannings

Traitement des dossiers OPJ et agrément police municipale

Service des experts/enquêteurs sociaux

Habilitations des délégués du procureur

Elaboration des badges d'accès

Gestion des fournitures

Accompagnement et suivi des entreprises (suivi des travaux, établissement des documents nécessaires)

Gestion et organisation liées à l'évènementiel de la juridiction

1-3 Régie

Encaisser et comptabiliser les recettes au profit de l'Etat

Gérer l'avance de fonds publics

Réaliser l'encaissement et l'emploi des fonds privés

Vérifier les pièces de dépense et les payer

Passer les écritures ou les valider

Tenir la comptabilité des opérations de recettes et de dépenses

Éditer les documents comptables et les transmettre aux autorités compétentes (trésorerie générale, directeur de greffe)

Recevoir les autorités de contrôle et répondre à leurs observations

Conserver et archiver les pièces comptables

1-4 Gestion du service centralisateur des frais de justice

Saisir les prescriptions de frais de justice de l'arrondissement dans l'applicatif Chorus

Réceptionner les mémoires de frais, les contrôler et les codifier

Enregistrer dans l'applicatif

Transmettre pour taxation

Certification

Gérer les recours

1-5 Gestion de l'aide juridictionnelle

Accueillir et renseigner les justiciables

Recevoir les demandes et enregistrer les dossiers dans l'applicatif métier

Préparer la commission

Gérer les mémoires d'aide juridictionnelle

Gestion du recouvrement de l'aide juridictionnelle

Et toutes autres tâches confiées par son supérieur hiérarchique de manière exceptionnelle et ponctuelle.

Connaissances :

Applicatifs métiers
Circuits administratifs
Droit pénal / civil / travail
Organisation judiciaire et administrative
Procédure pénale et civile

Savoir-être :

Avoir une capacité de distanciation
Avoir le sens des relations humaines
Etre à l'écoute
Etre réactif
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de polyvalence

Savoir-faire :

Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Appliquer les textes législatifs et réglementaires
Assurer la veille juridique
Donner une information juridique et/ou procédurale
Encadrer et animer une équipe
Maitriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les nouvelles technologies
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe