Secrétaire de Direction Tj Rennes H/F - Direction des services judiciaires - CA RENNES

1-Secrétaire de direction :
- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (magistrats, fonctionnaires, contractuels et stagiaires)
- Gérer la situation administrative des magistrats (siège ou parquet) ou des agents de la juridiction
- Gérer l'agenda du président ou du procureur de la République ou du directeur de greffe
- Préparer les réunions et des dossiers y afférents
- Enregistrement et traitement du courrier
- Élaborer des documents administratifs
- Diffusion des notes et circulaires

2-Gestion comptable et budgétaire :
- Participer à l'élaboration de la demande budgétaire
- Saisir les commandes et suivre leur exécution
- Suivre la consommation et l'exécution de la dépense
- Faire le bilan d'activité

3-Logistique et support :
- Gérer les réservations de salle d'audience, de véhicules de service
- Gérer la remise des badges et cartes d'accès
- Gérer les fournitures
- Gérer le bâtimentLe secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, il participe à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale. Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l'animation d'une équipe. Il peut également assurer des fonctions d'assistant de direction (article 3 du décret du 19/03/2010).

Le secrétaire administratif est placé sous l'autorité du directeur de greffe et peut exercer ses fonctions dans un tribunal judiciaire ou dans un tribunal de proximité.

Le secrétaire administratif qui assure des fonctions de secrétaire de direction peut être chargé de :

- L'assistance du président /premier président de la juridiction

- L'assistance du procureur de la République / procureur général de la juridiction

- L'assistance du directeur de greffe

A ce titre, il est principalement chargé de la gestion de l'agenda, l'organisation, la préparation et le suivi de réunions, de la gestion administrative et des ressources humaines des magistrats ou fonctionnaires/contractuels et du traitement du courrier. Il assure également le suivi ou la préparation des dossiers spécifiques relevant de la compétence du secrétariat d'un chef de juridiction (tableau des permanences, ordonnance sur requête, ordonnance de roulement...), ou du secrétariat d'un directeur de greffe (gestion budgétaire, gestion du bâtiment...).

Votre hiérarchie :

La directrice de greffe, la directrice de greffe adjointe et le/la directeur(trice) chef de service.

Vos interlocuteurs métiers :

Les directeurs des services de greffe judiciaires, les agents de greffe, les chefs de juridiction et leurs chefs de cabinet et magistrats de la juridiction, les secrétariats des chefs de juridiction et le directeur de greffe, les collaborateurs occasionnels du service public de la justice, les partenaires institutionnels, les services de l'État et les collectivités territoriales

Connaissances :

Circuits administratifs
Organisation administrative et judiciaire
Outils bureautiques et de communication
Statut de la fonction publique et statuts particuliers
Organisation et procédures judiciaires

Savoir-être :

Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de discrétion, d'initiative et de rigueur
Avoir une capacité d'adaptation
Savoir anticiper

Savoir planifier et respecter les délais
S'adapter aux différents interlocuteurs

Savoir-faire :

Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Rédiger des projets de décision
Organiser la charge de travail
Travailler en équipe
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique

Expériences professionnelles antérieures souhaitées :

Idéalement dans un autre tribunal judiciaire ou un poste de secrétariat.

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Une formation d'adaptation à l'emploi (FAE) est prévue, la formation continue est également accessible à tout agent. Un tutorat avec un service similaire dans un autre tribunal est également possible.

Perspectives d'évolution professionnelle :

Sous réserve de remplir les conditions statutaire, possibilité d'une promotion de grade ou de corps par inscription sur une liste d'aptitude ou examen professionnel.