Gestionnaire Administrative - Syaden H/F - Structures de coopération territoriale

La Gestionnaire Administrative référente Conventions et Service Universel Fibre (SUF) de la Direction de l'Aménagement et des Usages du Numérique participe aux différentes activités de la Direction pour permettre de répondre aux sollicitations des autres Directions du Syndicat, des autres collectivités et des intervenants externes, des usagers.
Elle assure le secrétariat administratif à dominante technique de la direction : suivi administratif des dossiers notamment la gestion des différentes conventions, envoi des documents, information des usagers.

Gestion et suivi des raccordements Fibre :
- Gestion des appels téléphoniques et mails des usagers,
- Incrémentation et tri des problématiques selon les interventions à faire,
- Suivi de la problématique entre l'usager, le délégataire, et le Syaden avec la contrainte de gestion des plannings.

Suivi des permissions de voirie sur les routes départementales dans le cadre du déploiement FTTH :
- Assure l'interface avec les partenaires : collectivités, bureaux d'études et entreprises de travaux dans le domaine de la gestion administrative des dossiers de permissions de voirie,
- Vérification des formulaires de :
o Permission de voirie avant dépôt au Département,
o Ouverture de chantier,
o Fin de travaux,
o Recollement.

Conventions entre les propriétaires et le Syaden pour pose câble fibre, boitiers :
- Gestion des autorisations.

Service Universel Fibre (SUF) :
- Édite et gère les pièces d'exécution des contrats : devis, bons de commande, réception des prestations en lien avec le service des Achats et de la Commande Publique
- Devis pré-fibrage pour nouveaux lotissements, zones d'activités pour des aménageurs, lotisseurs,
- Gestion des appels téléphoniques et du suivi des réparations dans le cadre de la partie « Maintenance » : problématique entre les boîtiers en domaine public et le domaine privé.

Contacts et soutien envers les Mairies :
- Planification réunions en Mairie pour explication des travaux à venir,
- Aide à la mise à jour de la base adresses, relances.

Gestion administrative quotidienne :
- Assure l'accueil téléphonique, renseignements divers auprès des usagers, orientation et filtrage des appels,
- Organise ou co-organise les réunions ou commissions de la Direction et gère les convocations associées,
- Établit, envoie et suit les courriers, bordereaux et documents en relation avec les partenaires notamment les différentes conventions,
- Permanence standard et appui ponctuel des secrétariats des autres Directions, notamment en cas d'absence d'agent ou de surcharge ponctuelle,
- Courriers particuliers,
- Archivage, rangement.

Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement de l'État, des administrations et institutions
- Connaissances basiques de la règlementation en matière de commande publique et de finances publiques

Savoir-être :
- Gestion des priorités
- Qualités d'écoute
- Qualités relationnelles
- Qualités rédactionnelles
- Ouverture d'esprit
- Curiosité
- Sens de l'anticipation
- Patience

Compétences requises :
- Gestion, accompagnement des usagers
- Sens du service public
- Capacité à travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise du logiciel excel
- Maîtrise rédactionnelle
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Capacités d'organisation et autonomie