Gestionnaire de Soclarité H/F - Service Public

Les activités se feront sur le site d'une des écoles de l'Institut National Polytechnique de Toulouse : l'ENSEEIHT (École Nationale Supérieure d'électrotechnique, d'hydraulique, d'informatique et des télécommunications) située 2, rue Camichel à Toulouse. Son service scolarité est composé de 12 personnes placées sous l'autorité d'une responsable de service en lien avec la Direction des Études. Ce service gère la scolarité d'élèves ingénieurs sous statuts étudiant ou apprenti, des élèves de Masters, Masters of Science, Mastères Spécialisés et DU, soit près de 1800 apprenants.

Placé sous l'autorité du responsable du service de la scolarité, le gestionnaire de scolarité assure la gestion des formations M1et M2 du département Électronique, Énergie Électrique & Automatique (3EA), en lien étroit avec la direction du département, la direction des Études, les responsables pédagogiques et les enseignants.Le gestionnaire de scolarité assure des fonctions polyvalentes de gestion des formations M1 et M2 du département 3EA, d'assistance technique et logistique et réalise les actes administratifs dans le respect des techniques et procédures dans le domaine de la scolarité.

Missions :

-Gérer les structures d'enseignement et les emplois du temps en collaboration avec les responsables d'années et de parcours (utilisation des logiciels ADE et PEGASE),

-Instruire les inscriptions pédagogiques en appliquant les procédures administratives et techniques dédiées (suivi individualisé et contrats pédagogiques),

-Garantir le suivi des maquettes pédagogiques en collaboration avec les responsables de formation,

-Gérer les agendas et contrôler les échéances : emploi du temps en cohérence avec la maquette des enseignements, modifications au quotidien et communication, calendrier des examens,

-Organiser et mettre à jour des bases de données étudiants et enseignements (listes, notes, absences, groupes, extractions, modifications pour votes...)

-Assurer le soutien logistique à la bonne tenue des enseignements, examens, soutenances et événements,

-Préparer les jurys (vérification de saisie de notes, résultats, propositions) et mise à jour des décisions (PEGASE).

Savoirs faire et compétences techniques principales recherchées :

-Maitrise des outils de gestion de scolarité notamment les domaines Inscriptions Pédagogiques et Résultats issus de PEGASE, outils d'ADE.

-Maitrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, messagerie électronique),

-Excellentes qualités rédactionnelles.

Savoir-être et compétences associées :

-Sens de l'organisation, sens de la hiérarchie.

-Capacité à gérer des surcharges ponctuelles et des situations d'urgence.

-Rigueur et fiabilité.

-Sens relationnel et de la communication.

-Esprit de discernement.

-Polyvalence.

-Capacité à rendre compte,

-Autonomie dans l'organisation du travail et la gestion des priorités.

-Travail en équipe.

-Mise en oeuvre de démarche qualité.

-Sens du service public.

Connaissances :

-Fonctionnement de l'université et de ses instances.

-Mode de fonctionnement des administrations publiques.

-Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention.

-Techniques de secrétariat de gestion administrative, d'élaboration de documents,

-Culture internet et techniques de communication

Diplômes :

Baccalauréat ou diplôme de même niveau exigé.

Expériences :

Une 1ére expérience dans le domaine est souhaitée.