Secretaire du Pôle des Productions Audiovisuelles H/F - Etablissement de Communication et de Pro

Vos missions principales sont :

Gestion administrative

- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion des courriels du pôle ;
- Rédiger, mettre en forme, diffuser et archiver les courriers, notes, comptes rendus, feuilles de service et documents administratifs ;
- Assurer le classement, l'archivage (papier et numérique) et la mise à jour des dossiers de production ;
- Suivre les circuits de validation administrative et hiérarchique (parapheurs électroniques) ;
- Assurer la planification des agents et son suivi pour les congés, RTT, repos compensateurs et les permissions.

Suivi des productions

- Assister les chefs de projets dans le suivi administratif des projets (devis, bons de commande, conventions, contrats, facturation) ;
- Mettre à jour les tableaux de suivi de production et les plannings ;
- Centraliser et diffuser les informations liées à l'avancement des projets.

Organisation et logistique

- Organiser et préparer les réunions, rendez-vous et déplacements (réservations, convocations, ordres de mission.) ;
- Assurer la coordination logistique lors des missions opérations extérieures.

Interface et coordination

- Servir de point de contact entre le pôle, les autres services de l'ECPAD et les partenaires extérieurs ;
-Faciliter la circulation de l'information au sein de l'équipe ;
- Travailler en coordination permanente avec l'assistante du chef de pôle afin d'assurer la continuité administrative et le suivi des priorités.

Vos missions secondaires sont :

Soutien au département du pilotage des productions

- Réservation de taxis en fonction des feuilles de service (FS), gestion de l'abonnement taxi et certification le cas échéant
- Demande de régie ;
- Demande d'avance de frais de mission ;
- Archivage sur Acropolis des factures certifiées ;
- Gestion et rangement de la boîte mail « administration PPA » : attribution des messages et classement dans les dossiers appropriés ;
- Gestion des biodatas : mise à jour, relance en cas de pièces expirées, ajout lors des nouvelles arrivées ;
- Mise à jour des tableaux de suivi (Word et Excel) ;
- Validation des tâches terminées dans l'outil Smart Evo ;
- Création des ordres de mission (selon organisation retenue).

Appui à l'administration de production (selon organisation et montée en compétence)

- Déclarations SDRM et DPAE ;
- Attribution et suivi des numéros d'objet et de contrat ;
- Envoi des parapheurs pour signature des contrats et mise en ligne des contrats signés sur Acropolis ;
- Mise en paiement des contrats d'intermittents ;
- Participation à l'amélioration des procédures internes ;
- Appui ponctuel à l'organisation d'événements ou de projections ;
- Contribution au respect des règles de sécurité, de confidentialité et de déontologie propres au ministère des Armées.

Connaissances :

- Connaissance des techniques de secrétariat et de gestion administrative ;
- Connaissance de l'environnement institutionnel et, idéalement, du secteur audiovisuel ;
- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook, Powerpoint ;
- Maîtrise des techniques et des outils audiovisuels.

Savoir-être :

- Discrétion et sens aigu de la confidentialité ;
- Rigueur, fiabilité et sens de l'organisation ;
- Esprit d'équipe et qualités relationnelles ;
- Réactivité, adaptabilité et capacité à travailler dans un environnement opérationnel.

Savoir-faire :

- Excellentes capacités rédactionnelles et orthographiques ;
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, outils collaboratifs) ;
- Capacité à organiser, prioriser et suivre plusieurs dossiers simultanément ;
- Aisance dans la communication orale et écrite.

Ce poste est proposé sur la base du recrutement d'un fonctionnaire ou du recrutement d'un agent contractuel (contrat CDD 2 ans renouvelable : possibilité de CDI au bout de 6 ans)

Experience: 4 An(s)

Compétences: Gestion des ressources humaines,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer une communication fluide et efficace entre les différents départements de l'entreprise,Communiquer les résultats aux parties prenantes,Concevoir des présentations pour des réunions stratégiques,Participer à des commissions techniques ou comités consultatifs,Participer à des réunions multidisciplinaires,Préparer les dossiers pour les réunions du conseil d'administration,Superviser des responsables de projets ou d'activités,Connaissance de l'environnement institutionnel, Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel,Maîtrise des techniques et des outils audiovisuels

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Production de films institutionnels et publicitaires

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.