Agent·e Logistique du Site de Strasbourg H/F - Service Public

Au sein du secrétariat général, la cellule logistique du site de Strasbourg regroupe l'ensemble des personnes et des moyens concourant au fonctionnement quotidien de la DRAC et de ses services. Les domaines de compétence de la cellule logistique intègrent :

- l'accueil et la surveillance du Palais du Rhin, et la gestion du standard téléphonique pour l'ensemble de la DRAC - site de Strasbourg ;

- l'organisation et le suivi de l'ensemble des prestations concourant au bon fonctionnement des services ;

- l'appui et la gestion des événements culturels, et en particulier des salles de réunion et de la salle des fêtes du palais du Rhin.Les missions du poste s'articulent comme suit, sous l'autorité hiérarchique du/de la responsable d'administration générale et en appui du responsable de la cellule logistique:

1) Logistique

Suivi des demandes externes et internes d'utilisation des espaces du Palais du Rhin, et en particulier de la salle des fêtes (dans le cadre de manifestations, expositions, réunions, colloques, etc.): lien avec les organisateurs, transmission et réception des demandes formalisées, validation des accords d'organisation via Goodflag, tenue des agendas et suivi d'agenda (en lien avec les autres services occupant du Palais), visites pré-manifestations avec les organisateurs et prestataires, mise en place, accueil et présence possibles en soirée;
Participation à la gestion et au suivi du parc de véhicules : réservations, suivi des factures, prises de rendez-vous et déplacements pour contrôles techniques et réparations, suivi des réservations et du bon état des vélos de service, ...;
Commande et suivi des achats de biens et de services nécessaires au fonctionnement courant du site de Strasbourg et de Colmar; mise en place des fournitures au bénéfice des agents (bonbonnes eau, papier, fournitures de bureau, ...);
Accueil des entreprises / prestataires intervenant sur le site du Palais du Rhin durant la journée, en lien avec la responsable sécurité du Palais le cas échéant;
Gestion de la propreté du Palais et ses abords (sortie/rangement des poubelles, suivi des prestations de nettoyage, ...);
Appui à diverses tâches administratives: adaptation de la signalétique, demandes de devis, demandes d'achats et attestations de service fait, conception d'outils internes / communication - tableaux de bord, participation à des tâches de classement, tri, archivage et déménagement des dossiers et mobiliersdu secrétariat général sur le site de Strasbourg.

2) Accueil et gestion administrative

En l'absence de l'agent titulaire, le poste a vocation à assurer les missions d'accueil des publics et prestataires (durant les heures d'ouverture du Palais, en étant basé dans le hall les matins), la gestion du standard téléphonique, l'organisation du courrier et des colis, la gestion de la propreté des abords du Palais et la mise en place des mesures Vigipirate.

Il opère de manière régulière - en appui de l'agent d'accueil et autant que de besoin - le traitement sur Chorus DT des ordres de missions et des états de frais des membres de l'équipe de direction et des agents du secrétariat général ainsi que du pôle création au niveau du Grand Est, en suivant cette gestion sur tableur.

Compétences techniques

Bonne connaissance du pack Office (word, excel);
Aisance avec les pratiques de suivi d'activités;
Une pratique dans un service logistique, restauration, événementiel est un plus.
Savoir-faire

Sens de l'anticipation et réactivité;
Bonne communication écrite et orale;
Capacité à rendre compte.

Savoir-être (compétences comportementales)

Sens du service public, du relationnel, de la communication;
Capacité à travailler en équipe et sur des missions variées;
Calme, politesse, dynamisme, disponibilité (y compris pour des manifestations en soirée).