Référent·e Administratif et Logistique - Dir-Sg Sud est H/F - Service Public

Chaque délégation interrégionale est dirigée par un délégué interrégional, chef du service, il est placé sous l'autorité directe du secrétaire général du ministère de la justice qu'il représente sur son périmètre géographique. Il dispose de l'autorité hiérarchique sur les agents de la délégation et sur les départements de la délégation interrégionale.

Il assure la gestion des effectifs, des moyens de la délégation et des fonctions support. Pour cela, il s'appuie sur les compétences métier des quatre départements, et sur celles de la cheffe d'EM et son équipe :

· Gestion des ressources humaines de proximité;

· Gestion de la logistique de proximité ;

· Gestion du budget de fonctionnement et des frais de déplacement ;

· Communication interne et externe.

· Transition écologique.

Composition et effectifs du service

Un délégué / 1 cheffe d'Etat-Major agent de catégorie A / 3 agents de catégorie B

Votre hiérarchie

Délégué interrégional N+2

Cheffe d'Etat-Major N+1Le titulaire du poste s'inscrit dans l'état-major de la délégation. Il exerce ses missions sous la responsabilité de la Responsable à l'Appui et au Pilotage (RAP), cheffe de l'Etat-Major.

1) Gestion administrative

A ce titre, il devra assurer un appui administratif auprès du délégué interrégional.

2) Pilotage de la maintenance des locaux, intendance

Dans ce cadre il devra :

· Assurer le suivi de l'entretien des locaux : réaliser régulièrement des états des lieux et faire établir le cas échéant des devis auprès d'un prestataire extérieur.

· Assurer le suivi des contrats de maintenance, leurs renouvellements: superviser les prestataires externes et contrôler la bonne exécution de leurs interventions.

· Être le point d'entrée du département immobilier et du département de l'informatique et des télécommunications pour les interventions et les travaux des locaux.

· Être le point d'entrée du syndic de copropriété et participer aux assemblées générales.

· Assurer le soutien de l'assistant de prévention, et de l'ingénieure SST.

· Gestion des archives.

2) Gestion de la flotte des véhicules rattachés à la délégation

Dans ce cadre il devra :

· Assurer le rôle de référent parc automobile.

· Déployer l'outil O'Drive et encadrer l'utilisation et le suivi.

· Assurer le suivi de l'état des véhicules en conformité avec la réglementation en vigueur ainsi que leur utilisation (entretien, visites de contrôle, alerter en cas de problème le délégué ou son adjoint.

· Assurer le suivi des remises au domaine (envoi dossier, annulation des services associés aux véhicules).

· Rendre compte mensuellement de l'utilisation du parc auto et participer aux réunions ou webinaires organisées sur ce sujet.

4) Gestion des fournitures et équipements

Dans ce cadre il devra :

· Gérer la téléphonie.

· Gérer le stock des fournitures techniques et administratives (commandes et livraisons), tenir l'inventaire, contrôler la consommation.

· Gérer les consommables des imprimantes communes, de la machine à affranchir.

· Assurer le suivi des quelques appareils électroménagers de la délégation.

5) Contribution à la communication interne et externe

A ce titre il devra proposer l'actualisation des informations de la délégation sur l'intranet, contribuer à la préparation de la lettre d'info interne mensuelle de la délégation, en somme prendre en charge et développer la communication externe et interne pour l'ensemble de la délégation. Il devra également organiser l'événementiel relatif à la vie de la délégation et pour chaque département (lors de réunion d'animation de réseau par exemple).

Connaissances
Permis B
Utilisation des outils bureautiques
Organisation, méthode

Savoir-faire
Travailler en équipe
Organiser une activité
Rigueur et anticipation

Savoir-être
Savoir communiquer, s'exprimer oralement
Capacité d'adaptation
Être rigoureux, méthodique et réactif
Prendre des initiatives et être force de proposition

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une expérience dans un poste similaire serait appréciée.