Assistant Administratif Pôle Famille H/F - Mairie

Située en plein coeur de la vallée du Gesvres et à seulement 14km de l'hypercentre nantais, Treillières est une commune dynamique où il fait bon vivre. Jouissant d'un tissu associatif local particulièrement développé et de nombreuses infrastructures notamment dédiées à la petite enfance et l'enfance-jeunesse, Treillières attire nombre de familles et se doit à ce titre d'adapter son offre de service.
Le présent recrutement concerne le poste d'assistant administratif Pôle Famille. Sous la responsabilité de la Responsable du pôle Famille, l'assistant administratif du pôle famille garantit l'accueil, le traitement et le suivi des demandes familles concernant les structures municipales et les écoles.

Candidature à envoyer à l'attention de Monsieur le Maire via l'adresse mail suivante :
****@****.** Date limite de candidature : 28 février 2026

Principales activités
Accueil et accompagnement des usagers du pôle famille
- Accueil téléphonique et physique
- Assurer une traçabilité de l'accueil par une mise à jour des tableaux de suivi
- Informer les usagers du Pôle Famille sur les campagnes d'inscription et de réservation (petite enfance, scolaire, périscolaire, extrascolaire, jeunesse)
- Accompagner les usagers du Pôle Famille dans l'utilisation du portail famille et présenter l'ensemble des démarches d'inscription
- Assurer la mise à jour de l'espace citoyens
- Assurer le traitement des demandes dématérialisées pour le Pôle Famille (mails et logiciel métier)

Suivi et mise à jour des comptes familles :
- Créer et assurer un suivi régulier des comptes familles (coordonnées postales et bancaires, composition familiale, gardes alternées.)
- Calculer les éléments de tarification et s'assurer de leur mise à jour
- Assurer le suivi des dossiers en attente de pièces manquantes
- Assurer le classement et l'archivage des dossiers

Procéder au suivi des activités péri et extrascolaires :
- Contrôler et enregistrer les inscriptions à l'ensemble des activités payantes
- Procéder aux réservations, inscriptions, annulations, régularisations financières à la demande des familles
- Enregistrer les fiches sanitaires dans le logiciel métier au fur et à mesure de leur remise par les familles
- Procéder à la transmission des documents en destination des services petite enfance, scolaire, péri/extrascolaire et jeunesse
- Assurer des paramétrages sur l'outil métier concerto (et détecter des anomalies)

Procéder aux inscriptions scolaires, aux accueils de loisirs, aux séjours d'été :
- Assurer les paramétrages du logiciel afin de permettre l'accès aux inscriptions
- Expliquer aux usagers le fonctionnement de l'ensemble des inscriptions
- Contrôler les pièces justificatives nécessaires et s'assurer de la sécurisation de la procédure
- Procéder aux inscriptions scolaires sur le portail ONDE
- Mettre à jour les tableaux de bord et de suivi
- Assurer le reporting auprès des services/organismes concernés
Activité secondaire
- Dans le cadre du partage des locaux, assurer l'accueil de 1er niveau et l'orientation des usagers du CCAS vers le bon interlocuteur

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.