Agent de Gestion et d'Accueil du Public - Fontenay-Sous-Bois H/F - Communes

Au sein du service Etat civil et formalités administratives, sous l'autorité du.de la responsable de service, vous assurez la gestion administrative des dossiers relevant du service ainsi que l'accueil du public.

En matière d'Etat Civil :
Préparer et instruire les dossiers relatifs aux naissances, reconnaissances, changement de prénom, mariages, décès
Préparer et instruire les dossiers relatifs aux livrets de famille et publication des bans
Préparer et instruire les dossiers relatifs aux rectifications d'actes d'Etat Civil
Saisir les mentions et transcription
Préparer et instruire les dossiers de Pacs
Préparer les parrainages civils
Toute autre activité en lien avec une demande d'un.e administré.e en matière d'état civil
Accompagnement des élu.e.s en cas de décès d'un administré.e sans famille
Traitement des demandes d'actes d'état civil par courrier ou voie dématérialisée (COMEDEC)

En matière de formalités administratives :
Légaliser des signatures et certifier des documents conformes
Traiter les certificats divers (attestation de domicile, certificat de vie, de concubinage...)
Préparer et instruire les cartes Nationales d'Identité
Préparer et instruire les passeports
Préparer et instruire les attestations d'accueil
Préparer et instruire les recensements militaires

Accueil :
Tenir le pré-accueil
Accueillir et renseigner le public (au guichet, au téléphone, par courriel), prendre les rendez-vous
Accompagner les élu.e.s pour la célébration des mariages

Ponctuellement :
Traiter des demandes d'inscription sur liste électorale
Préparer et instruire les dossiers de recensements militaires
Participer à l'organisation des différents scrutins (préparation et accompagnement administratif, procurations...)

Conditions d'exercice
8h30 - 12h00 / 13h30 - 17h00 (du lundi au vendredi)
8h30 - 12h00 (un samedi sur deux) avec récupération
Permanences pour la célébration des mariages certains samedis après-midis (environ une fois tous les dix semaines)

Connaissances pré-requises

Maîtrise des outils informatiques, logiciels métiers divers (QMATIC, MELODIE, COMEDEC...)
Connaissances : Instruction générale liée à l'Etat Civil, Règlementation liée à la délivrance des titres d'identité et certificats divers, techniques d'accueil et d'écoute
Connaissance de l'environnement territorial

Compétences professionnelles

Très bon sens relationnel
Sens du service public
Ponctualité, rigueur
Sens du travail en équipe
Gestion des situations conflictuelles
Diffusion de l'information
Devoir de réserve
Autonomie
Capacité d'adaptation
Capacité rédactionnelle
Suivi d'un planning