Agent de Gestion Administrative - Mairie de Saint Lizier H/F - Communes

Un agent de la collectivité faisant valoir ses droits à la retraite, les services administratifs seront réorganisés.

Positionnement institutionnel :
- Responsable hiérarchique : la secrétaire générale / le maire
- Pas d'encadrement

Positionnement relationnel :
- Relations fonctionnelles interne : le maire, les adjoints et conseillers municipaux, la secrétaire générale, l'ensemble du personnel.
- Relations fonctionnelles externes : Relations régulières et fréquentes avec la population, les institutionnels, les services extérieurs.

1 / Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public sur place et par téléphone,
- Renseigner le public sur place et par téléphone,
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.

2/ Participer à la gestion du service urbanisme :
- Réceptionner les demandes, les contrôler et les transmettre aux services instructeurs,
- Suivre les dossiers et communiquer les pièces manquantes,
- Délivrer les certificats d'urbanisme informatifs,
- Répondre aux demandes des notaires,
- Informer les administrés et délivrer les plans du cadastre, du plan local d'urbanisme, du plan de prévention des risques, ...

3/Participer à la gestion du service social :
- Monter les dossiers d'aides et les transmettre aux services concernés,
- Procéder aux domiciliations,
- Remettre le courrier aux personnes domiciliées en mairie.

4/ Aider à la gestion du secrétariat général :
- Traiter les actes d'état civil,
- Effectuer le recensement militaire,
- Procéder aux inscriptions sur les listes électorales,
- Gérer le planning des animations dans la commune et des concerts dans la cathédrale,
- Gérer la réservation des salles,
- Enregistrer et traiter le courrier papier et électronique,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Classer et archiver des dossiers.

5/ Activités secondaires, accessoires, saisonnières :
- Cantine : traiter les réservations, suivi des paiements, etc, ...
- Ecole : procéder aux inscriptions scolaires,
- Comptabilité : émettre des mandats de paiement et des titres de recettes,
- Toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement du service municipal.

Savoir être :
- Qualités relationnelles, sens de l'accueil,
- Organisation et méthode,
- Réactivité,

Savoirs socioprofessionnels :
- Cadre règlementaire des actes administratifs (état-civil, législation funéraire, élections, urbanisme, ...)
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité,
- Techniques de secrétariat,
- Fonctionnement de l'internet,
- Standard téléphonique.

Savoirs généraux :
- Organisation de la collectivité,
- Missions du service public,
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités.