Assistant·e de Direction H/F - Université Montpellier 3

Sous l'autorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'université. Elle contribue à l'élaboration de la politique de l'établissement dont elle assure la mise en oeuvre opérationnelle. L'assistant.e du Directeur Général des Services participe à l'optimisation de la gestion des activités menées par l'équipe de direction de l'université.

L'équipe d'appui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de la Cheffe de Cabinet, de l'assistant.e du Directeur Général des Services et de deux personnels d'accueil. L'assistant.e sera placé.e sous l'autorité hiérarchique directe du DGS.Missions

1. Assurer le secrétariat du Directeur Général des Services

- Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions y compris sur le plan logistique
- Préparer les fonds de dossier, assurer le suivi
- Prendre en charge, avec le Conseiller de Prévention, l'organisation de la Formation Spécialisée, rédiger les comptes rendus de cette dernière
- Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel
- Gérer la boîte mail direction générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses
- Assurer l'accueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes

2. Assurer la continuité du service au sein du Cabinet

- Partager la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de la Présidence/Direction Générale des Services
- Échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de l'avancement des dossiers
- Venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire

3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision d'une université.
Connaissance de base en gestion administrative dans le contexte de la fonction publique.
Maîtrise des techniques d'accueil téléphonique et physique.
Maîtrise des logiciels courants de bureautique.

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

Compréhension des enjeux et hiérarchisation des priorités.
Compréhension, analyse et gestion des informations.
Sens de l'initiative.
Bonnes qualités rédactionnelles (style, syntaxe et orthographe).

SAVOIRS ÊTRE

Autonomie
Très bonnes capacités relationnelles
Sens de la confidentialité
Réactivité
Capacité d'adaptation et d'organisation
Polyvalence
Disponibilité

Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Première expérience au sein d'une direction d'établissement public.