Assistant Administratif et Commercial H/F - Fmi Florian Mantione Institut

L'entreprise :

WORKSAFE FRANCE est un cabinet de conseil et de formation, créé en 2014, qui s'est spécialisé dans les domaines de la santé et de la sécurité au travail (SST) et qui se positionne en expert en prévention des risques professionnels (accidents du travail ou maladies professionnelles).
Son leitmotiv: transformer les normes et obligations légales liées à la santé et la sécurité au travail (et leur application), en une vraie force au sein de chaque structure et une véritable ressource pour le bien-être des collaborateurs.

Afin de développer son activité dans les meilleures conditions, la direction de Worksafe a besoin d'une équipe (env. 20 personnes) au complet et d'un soutien fiable et polyvalent au quotidien, qui lui permette de se consacrer à son expertise.

Aujourd'hui, dans le cadre d'un départ, WORKSAFE FRANCE recrute donc pour son siège à Nîmes (30) un

ASSISTANT ADMINISTRATIF et COMMERCIAL (F/H).

Mission :

Rattaché directement à la dirigeante, le poste a comme objectif de l'assister sur tous les sujets administratifs, RH, Relations clients, Services Généraux et Qualité Projets, afin de faciliter la réalisation de ses missions, ainsi que celles des chefs de projets.

Les missions (non limitatives) sont les suivantes :

Gestion administrative :

- Gérer les appels téléphoniques, les courriers et les e-mails (réponses ou redirection en fonction des sujets
- Assister la Directrice dans l'organisation de son agenda, de ses réunions
- Gérer la logistique des déplacements de la directrice et de l'équipe : achat de billets de train, réservation d'hôtel.
- Coordonner les informations entre les clients, les fournisseurs, la Direction et l'équipe
- Rédiger des courriers et des comptes-rendus
- Numériser, classer et archiver des documents
- Réaliser des tableaux de bord sur le suivi de l'activité de l'entreprise

Assistanat commercial :

- Gérer les contrats de prestations (préremplir et faire signer les contrats avec les sous-traitants)
- Réceptionner les bons de commandes des clients
- Etablir la facturation client
- Suivre les impayés et relancer les clients (avec l'aide de l'équipe)

Gestion des Services généraux :

- Etre l'interlocuteur(trice) auprès des Banques et des Assurances
- Contrôler et suivre les frais et dépenses générales
- Gérer le stock de consommables, négocier les prix et effectuer les commandes
- Gérer la relation avec les prestations de téléphonie, de copieurs et d'informatique
-- S'assurer du bon état des véhicules de service : entretien, contrôle technique, assurances
Commander les Equipements de Protection Individuelle (EPI) et en faire le suivi

Gestion RH :

- Vérifier les notes de frais et procéder au paiement
- Mettre à jour le registre du personnel
- Suivre les absences et congés des salariés
- Suivre les visites médicales des salariés
- Envoyer tous les éléments variables (congés, absences, primes.) à la comptable pour la préparation des paies

Assistanat Qualité Projets :

- Mettre en forme des documents liés aux projets de la société
- Vérifier les documents pour le maintien de la certification Qualiopi
- Mettre à jour la base documentaire
- Mettre en place et suivre les indicateurs de

Profil :

Vous avez idéalement une formation Bac +2/Bac +3 type BTS gestion PME ou BTS MCO ou BUT Gestion administrative et commerciale, mais vous avez surtout du bon sens, une très bonne capacité d'organisation, une forte aptitude à passer d'un sujet à l'autre avec efficacité et une expérience professionnelle réussie d'au moins 3 ans à un poste d'assistanat de direction administrative et/ou commerciale.

Vous devez maîtriser le Pack Office (Word, Excel, PowerPoint) et être à l'aise avec l'outil informatique au se

Définition de fonction détaillée sur le site internet du cabinet de recrutement Florian Mantione Institut RH avec la référence : VLE26EX058N
(Réponse assurée sous 24H)

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Collecter et analyser des données, des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Réaliser une veille documentaire,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.