Secrétaire de Direction et Soutien Administratif sur le Champ Régalien H/F - Rectorat de Lyon

Activités principales :

Appui administratif sur le champ régalien

- Appui administratif de la cellule Signal69 (en charge des signalements dans le champ du sport et de la jeunesse): envoi des convocations, participations aux auditions et rédaction des comptes rendus,
- Appui administratif sur les sujets liés à la radicalisation et au séparatisme: suivi des structures identifiées, suivi des décisions administratives, veille juridique et veille sur les réseaux sociaux,
- Appui administratif aux missions d'inspection et de contrôle dans le champ de la jeunesse et dans le champ du sport (tableau de suivi, courriers, saisie sur la plateforme dédiée, etc.)

Secrétariat de direction - appui à la chefferie de service

- Gestion de la boite mail du service et celle du bureau des accueils collectifs de mineurs,
- Suivi des agents du service (congés, fiches de poste, créations d'outils communs en lien avec d'autres agents du service, suivi de carrière, suivi des frais de déplacements...).
- Préparation des réunions de service et réalisation des comptes rendus
- Gestion de l'agenda en lien avec les cabinets du DASEN et du Préfet, secrétaire général
- Suivi des courriers et des notes adressées aux autorités de tutelle
- Actualisation des pages internet du SDJES
- Gestion du fonds documentaire: actualiser les documents et gérer la circulation des documents
- Suivi du bulletin d'information rectoral et des parutions au RAA

Partenaires institutionnels:

DRAJES, DJEPVA, DS, DSDEN, rectorat, Préfecture, Collectivités territoriales, mouvement associatif local et départemental

Connaissances :

- Connaître les procédures d'accueil et de renseignement
- Connaître l'environnement professionnel
- Connaître les techniques de classement et de gestion des dossiers
- Connaître les procédures administratives de vérification et de validation des dossiers de demandes de subvention

Savoir faire

- Travailler en équipe
- Expression orale
- Savoir assurer un suivi budgétaire
- Expression écrite

Savoir être

- Sens des relations humaines
- Travailler en autonomie
- Respecter la confidentialité des informations
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
- faire preuve de réactivité et d'initiative