Adjoint au Responsable du Pôle Cabinet - Affaires Générales Sg Pcag H/F - Service Public

Le cabinet du secrétaire général rassemble dans une structure unique toutes les fonctions transversales nécessaires au bon fonctionnement du service. Il assure à la fois un rôle de coordination, d'organisation et de sécurisation et remplit aussi une mission d'animation, de facilitation et d'appui. Le cabinet a vocation à suivre, instruire ou piloter certains dossiers spécifiques notamment des sujets transversaux et/ou sensibles en fonction de l'actualité et de l'agenda. Il assure un rôle névralgique d'ensemblier et d'interface entre le secrétariat général, les directions et services et les cabinets. Il traite plus de 6000 demandes et saisines diverses provenant de l'administration centrale, des services déconcentrés et d'institutions et partenaires interministériels chaque année.Vous êtes chargé(e) d'assurer la coordination et l'organisation d'instances stratégiques, d'appuyer la coordination administrative et de contribuer à la cohérence et à l'efficacité de l'action du secrétariat général en matière de communication. À ce titre, vous participez à la gestion administrative et budgétaire de l'équipe d'appui, que vous contribuez à structurer et à consolider. Vous assurez diverses tâches de coordination et de suivi, en responsabilité, notamment :

· Le développement et le renforcement de la visibilité et de la lisibilité de l'action du secrétariat général

· La préparation et le suivi de réunions récurrentes ou séminaires ponctuelset l'organisation de déplacements : instances stratégiques des ministères, réunions interministérielles, réunions internes à l'équipe du secrétaire général composée de 45 personnes

· Le traitement de la correspondance du secrétariat général: rédaction, préparation et gestion de réponses, etc.

· Le suivi et la prise en charge des demandes diverses du secrétaire général et de son adjointe

Parmi vos responsabilités figurent :

· Le pilotage du processus de préparation et d'organisation des réunions de recteurs, incluant la coordination des contributions des services, la consolidation des éléments, la préparation des projets d'ordres du jour à destination des cabinets et la transmission des dossiers associés en collaboration avec les directions.

· Le suivi de la consommation de la dotation annuelle et de la maîtrise des moyens de fonctionnement de l'équipe d'appui du secrétaire général ainsi que la poursuite du travail de fiabilisation et la préparation du dialogue de gestion entre le SAAM et la cheffe de service.

· Le développement de la communication interne et externe : consolider le parcours d'arrivée de nouveaux collaborateurs à l'équipe d'appui, identifier le catalogue des prestations de communication et le faire connaitre.

· La coordination de courriers et la préparation de réponses aux saisines diverses.

· L'élaboration d'éléments de langage et de messages pour les interventions du secrétaire général et/ou de son adjointe.

Vous apportez un appui opérationnel et logistique au secrétaire général, à son adjointe et à son équipe.

Vous assurez l'intérim du responsable du pôle.

Environnement de travail

Vous travaillez en étroite collaboration avec un large périmètre d'acteurs. Vous soutenez le fonctionnement quotidien du pôle cabinet en fonction des objectifs et des priorités fixées. Vous pouvez être amené(e) à piloter des dossiers ponctuels ou récurrents à caractère transversal, de manière autonome.

Nous recherchons un(e) adjoint(e) dynamique et organisé(e) pour gérer des dossiers dans un environnement institutionnel stimulant. Vous jouerez un rôle clé dans le fonctionnement du cabinet du secrétaire général, garantissant une communication et un suivi administratif de qualité.

Fort(e) d'une expérience en coordination institutionnelle, dans le secteur public, vous maîtrisez les rouages administratifs et la rédaction de documents. Vous êtes une personne méthodique, autonome et doté(e) d'un sens aigu de l'organisation, de la confidentialité, ayant le sens du détail, un très bon relationnel et vous êtes à l'aise dans la gestion des aléas et des urgences. Vous savez gérer les priorités avec efficacité et possédez une forte capacité d'analyse et de synthèse.

Le poste requiert une bonne connaissance de l'environnement administratif du secrétariat général.

L'emploi mobilise des qualités de contact avec les cadres supérieurs, une aptitude relationnelle avec les cadres dirigeants de l'administration centrale et des services déconcentrés, ainsi que la capacité à travailler en relation étroite avec de multiples parties prenantes.

Une expérience en chefferie de cabinet ou en service communication constituerait un réel atout.

Connaissances : - Excellente connaissance de l'environnement institutionnel et administratif

Savoir-faire : - Sens de l'organisation - Qualités rédactionnelles - Capacité à hiérarchiser les urgences et à adapter sa communication aux partenaires - Management transversal

Savoir être : - Qualités relationnelles et diplomatie - Force de conviction et de proposition - Souplesse et adaptabilité - Réactivité et disponibilité - Sens de l'écoute - Discrétion et loyauté - Sens politique

Vos atouts clés :

· Gestion polyvalente: traitement simultané de commandes urgentes, dossiers programmés et demandes transverses.

· Priorisation et esprit d'analyse pour synthétiser des informations complexes.

· Rédaction administrative : production de documents formalisés (courriers, notes, rapports) selon les protocoles et circuits décisionnels internes.

· Excellence rédactionnelle : orthographe irréprochable, syntaxe précise et maîtrise des registres de langue adaptés aux différents destinataires.

· Diplomatie et discrétion dans les échanges avec des cadres dirigeants et partenaires institutionnels.

En rejoignant notre équipe, vous bénéficiez d'une visibilité directe sur des dossiers importants et serez au coeur de la prise de décision et de l'action publique, dans un environnement stimulant avec un cadre de travail moderne.

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