Assistant de Direction au Cabinet du Maire - Mairie de Tours H/F - Communes

Référence du poste : 26-20
(Poste N°3066)

La Ville de Tours recrute :
Un assistant de direction au Cabinet du Maire (f/h), à la Direction Générale des Services

Lieu d'exercice du poste : Tours
Classification RIFSEEP : B2

Cadre d'emplois : Rédacteurs Territoriaux
Temps de travail : poste à temps complet

Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés

Définition du poste : vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail et coordonnez le suivi des dossiers. Vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement du service. Vous suivez les dossiers administratifs et gérez les dossiers selon l'organisation et ses compétences.

Accueil physique et téléphonique au sein du cabinet

Gestion administrative :
- Organisation et planification de réunion pour les collaborateurs de cabinet plus particulièrement la directrice de cabinet adjointe.
- Participer au suivi des décisions prises en réunion (compte-rendu, tableaux de bord, relances).
- Gérer, suivre et traiter les mails et appels(accuser réception, filtrer et/ou réorienter aux services concernés, classer, trier...).
- Tri, classement et archivage de documents Interface avec les services (agents et directeurs) .

Missions spécifiques
- Suivi des courriers signalés du cabinet du Maire : suivi des questions et des éléments de réponse transmis par les services, relances, préparation des projets de réponse sur la base des éléments des services (à compléter par les collaborateurs de cabinet)
- Préparation des conseils municipaux : constitution de dossiers pour les réunions préparatoires, sollicitation des services
- Suivi des dossiers spécifiques liés à l'activité et l'actualité du cabinet

Compétences techniques :
- Connaissance de l'environnement institutionnel et des différentes instances qui le composent
- Aisance rédactionnelle et bon niveau d'orthographe
- Rechercher et diffuser des informations.
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous.
- Mettre en forme et présenter des dossiers
- Capacité d'analyse et d'appréhension des situations.

Compétences relationnelles :
- Faire preuve de discrétion et retenue
- Sens de la communication.
- Capacité d'intégration dans une équipe
- Capacité à travailler en autonomie et esprit d'initiative
- Être organisé, rigoureux et méthodique
- Gestion du stress et adaptation à des situations d'activité intense.

Conditions d'exercice du poste :
- NBI : Secrétariat avec obligations spéciales (notamment en matière d'horaires) - 10 points
- Assurer la continuité de l'accueil pendant les congés annuels de ses collègues et permanences

Nous rejoindre, c'est bénéficier des avantages suivants :
- 39 heures hebdomadaires avec 23 jours de RTT
- Participation mensuelle santé (contrats labellisés uniquement)
- Prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (abonnement transport en commun uniquement)
- Forfait mobilité durable
- Avantage Comité des Œuvres Sociales
- Restaurant municipal sur place