Responsable du Service Formalités Administratives - Villejuif H/F - Communes

La ville de Villejuif compte quatre mairies annexes réparties sur l'ensemble du territoire. Ces structures sont ouvertes à toutes et tous, et les équipes en place effectuent l'accueil et accompagnent les usagers pour toutes leurs démarches administratives, essentiellement liées à l'état civil (affaires générales, carte nationale d'identité, passeport, recensement, mariage, PACS, élections, cimetières).

L'objectif est de faciliter l'accueil et l'accompagnement de l'usager dans la mise en oeuvre de ses formalités administrative, en mettant à leur disposition un service personnalisé et efficace.

Au sein de la Direction des Accueils et Formalités en mairie centrale, sous l'autorité de la Directrice des Accueils et Formalités, en tant que responsable du service formalités administratives, vous mettez en oeuvre les orientations définies pour le périmètre de votre activité.

Vous assurez le management de votre équipe en mettant en place des outils de pilotage et de suivi de l'activité du service. À ce titre, vous fédérez et accompagnez les agents autour d'objectifs communs, tout en veillant à maintenir une bonne cohésion d'équipe.

Vous organisez l'activité du service en définissant, mettant en oeuvre et en veillant à l'application des procédures internes. Dans le cadre de la gestion administrative, vous supervisez les missions d'accueil et garantissez la qualité de la relation avec l'usager, tant en accueil physique que téléphonique.

Vous assurez également la gestion, la coordination et le suivi des opérations de recensement de la population, en lien avec INSEE, ainsi que le pilotage des opérations électorales (tenue des listes électorales, organisation des scrutins, etc.).

Enfin, vous pilotez les projets relevant du périmètre du service : vous participez à la définition et à la mise en oeuvre des orientations validées par les élus et la direction, contribuez à l'atteinte des objectifs stratégiques, accompagnez les équipes dans la conduite du changement en lien avec les autres services municipaux et partenaires, participez aux démarches d'amélioration continue et prenez en charge les dossiers transversaux ou sensibles.

Vous êtes agent public titulaire au grade d'attaché territorial, ou en tant que contractuel vous possédez un diplôme de niveau Bac +3 à Bac +5 (Licence à Master) en administration publique, gestion des collectivités locale/territoriales ou gestion administrative.

Vous possédez les capacités professionnelles nécessaires pour assurer le fonctionnement et la gestion de votre périmètre d'activité, ainsi que pour maîtriser la délivrance des documents administratifs liés à votre domaine de compétence.

Vous savez encadrer une équipe, vous adapter et organiser votre activité ainsi que les actions à mener, dans un objectif de qualité d'accueil et de proximité avec l'usager. Vous êtes également en mesure de restituer l'information à votre hiérarchie.

Vos savoir-être : facilité d'adaptation aux amplitudes de travail (notamment en périodes électorales), goût pour les relations humaines et publiques, rigueur et sens de l'organisation.

Vous faites preuve de disponibilité, de polyvalence, d'esprit d'initiative et d'autonomie. Vous respectez les principes de neutralité et de confidentialité.