Agent Administratif et Financier - 8139 - Evreux H/F - Communes

Sous l'autorité du chef de service vie associative, l'agent sera chargé des subventions aux associations ainsi que des mises à disposition de locaux et de personnel. Il assurera également l'accueil physique et téléphonique du service et pourra être amené à remplacer ses collègues en cas d'absence.

- Instruire les dossiers de subventions annuelles et exceptionnelles ville
- Maîtriser le logiciel métier des subventions
- Elaborer les tableaux de suivi des subventions des 2 collectivités
- Collecter les documents et pièces comptables des subventions
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les administrés et associations
- Constituer des fiches synthèses pour aider la hiérarchie et les élus dans les prises de décisions
- Etablir les conventions de ces subventions
- Gérer le mandatement et le suivi de toutes les subventions
- Rédiger des notes et des tableaux de synthèse en lien avec les thématiques des associations et des subventions attribuées
- Relayer aux associations les informations pouvant leurs être utiles
- Participer au week-end des Associations début septembre sur le week-end complet
- Gérer les mises à disposition de locaux aux associations
- Gérer les mises à disposition de personnel aux associations
- Formuler les demandes de travaux des locaux mis à disposition et suivre leurs déroulements en lien avec les associations
- Recevoir, écouter et conseiller les associations
- Transmettre à la hiérarchie tout dysfonctionnement
- Assurer le secrétariat du service et les missions des collègues lors des congés et absences des collègues
- Polyvalence sur les différents postes administratifs du service
- Assurer l'archivage

Conditions de travail :
- Etre présent tout le week-end lors du Forum des Associations début septembre
- Grosse charge de travail chaque année de août à octobre pendant la campagne de subvention aux associations
- Possibilité de télétravail

Savoirs :
- Etablir, appliquer et suivre des procédures
- Connaître les règles financières d'attribution de subventions
- Connaître le cadre juridique des conventions
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers
- Savoir rédiger (courriers, notes, mails...)
- Connaître et comprendre la vie associative ébroïcienne
- Etablir des suivis de dossier par des tableaux de bord
- Travailler en équipe
- Connaissance de la gestion associative et de sa réglementation

Savoir-faire :
- Formuler et mettre en place de nouvelles procédures afin d'améliorer le fonctionnement du service
- Proposer des améliorations techniques d'instruction et de suivi de subventions
- Conduire des attributions de subventions de l'instruction du dossier au mandatement
- Accueillir, écouter et orienter les administrés et les associations pour faciliter leurs démarches associatives
- Travailler en collaboration avec les différents services de la ville et de l'EPN
- Connaissance du fonctionnement de notre collectivité et de ses services
- Savoir rendre compte
- Esprit d'équipe

Savoir-être :
- Rigueur dans le suivi financier
- Discrétion, disponibilité et réactivité
- Etre organisé et force de proposition
- Polyvalence, autonomie, diplomatie
- Capacité d'adaptation et d'anticipation
- Sens du contact et de l'écoute