Assistant d'Élus au Sein du Pôle Assistance des Elus - Mairie de Tours H/F - Communes

Référence du poste : 26-21
(Poste N°1751)

La Ville de Tours recrute :
Un assistant d'élus au sein du Pôle Assistance des Élus (f/h), à la
Direction Générale des Services

Lieu d'exercice du poste : Tours
Classification RIFSEEP : C2

Cadre d'emplois : Adjoints Administratifs Territoriaux
Temps de travail : poste à temps complet

Recrutement : par voie statutaire ou contractuelle
Poste ouvert aux candidats Reconnus en Qualité de Travailleurs Handicapés

Définition du poste : vous assistez un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail. Vous assurez l'accueil physique et/ou téléphonique. Vous recueillez et diffusez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité.

- Accueil téléphonique et physique du secrétariat d'élus délégués (administrés / services / satellites)
- Assurer le suivi de la planification des agendas des élu.e.s (réunions, rendez-vous, représentations) en lien avec les partenaires internes et externes
Préparation et suivi des déplacements (ordre de missions, factures...) et réservation de véhicule (logiciel application)
Suivi des représentations et des demandes du Protocole en lien avec les relations publiques et le cabinet du Maire

Missions spécifiques
- Assurer le suivi des dossiers thématiques relevant de la délégation de l'élu.e
Veiller aux dossiers administratifs des élus (gestion des mandats et suivi des désignations des représentations au titre de la ville et de la métropole, RH, formations...)
- Réception et diffusion d'informations : gérer, suivre et traiter les différentes demandes
- Traitement et suivi des réponses aux administrés en lien avec les services et le cabinet du Maire
- Réalisation de travaux bureautiques, gestion de fournitures et suivi des parapheurs
- Tri, classement, mise à jour dossiers et archivage de documents (numérique ou physique)
- Exécution des procédures et décisions administratives
- Demandes spécifiques de besoins ponctuels et suivi d'intervention techniques
- Travail en équipe et gestion des outils communs
- Gestion de secrétariat multiples entre 5 et 6 élu.e.s avec des agendas complexes et mouvants.
Réorganisation des secrétariats en fonction des équipes municipales

- Recevoir, filtrer et réorienter les demandes
- Gérer les agendas en fonction des priorités et échéances
Veiller à l'organisation logistique du planning
- Alerter les élu.e.s sur toute information stratégique en lien avec l'agenda et les dossiers
Rechercher des informations en lien avec la délégation de l'élu.e.s (arrêtés, délibérations...)
Suivi logistique des moyens mis à disposition (téléphone, informatique...)
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre. Rechercher et diffuser des informations
Suivre la gestion des courriers
- Renseigner les usagers de manière claire
- Réaliser la saisie de documents et préparation de dossiers de formes et contenus divers
- Classer et ordonner les dossiers et documents de manière simple et accessible à tous
- Utilisation de logiciels : Outlook - MAARCH - Word - Excel - Power Point - Webex - Oxyad - Ixbus
Conditions d'exercice du poste :
- Assurer la continuité de l'accueil pendant les congés annuels de ses collègues

Nous rejoindre, c'est bénéficier des avantages suivants :
- 36 heures hebdomadaires avec 5 jours de RTT par an ou 39 heures hebdomadaires avec 23 jours de RTT
- Participation mensuelle santé (contrats labellisés uniquement)
- Prise en charge à 75% des frais de trajet domicile-travail (abonnement transport en commun uniquement)
- Forfait mobilité durable
- Avantage Comité des Œuvres Sociales
- Restaurant municipal sur place