Chef Unité Appui Logistique - Secrétaire Administratif H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP BORDEAUX

Placée sous l'autorité de la cheffe du Département du recrutement de le formation (DRF), le ou la chef(fe) d'unité Appui à la logistique contribue à la mise en oeuvre opérationnelle de la politique de formation de la DISP, en assurant la gestion administrative, logistique et budgétaire des actions de formation, en lien avec les agents, les encadrants, les prestataires et les partenaires institutionnels.

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...) Ordinateur

Composition et effectifs du service

Le Département du recrutement et de la formation est composé des services du siège (formation et recrutement) et de 4 pôles de formation (Centre Aquitain, Sud Aquitain, Poitou-Charentes & Limousin) et 4 ERIF. Au total ce département compte 34 agents, mobilisés pour la réalisation des missions qui relèvent de sa responsabilité.

Votre hiérarchie

Le ou la titulaire est placé(e) sous l'autorité de la cheffe de département et de son adjointe.

Vos interlocuteurs métiers

Les différents départements de la DISP, les établissements pénitentiaires du ressort, les SPIP, la DIR SG Sud-Ouest, la PFRH, l'ENAP.

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON

Poste nécessitant une enquête administrative de sécurité

OUI NON1. Organisation logistique des formations et des concours/examens professionnels :

Planification des sessions de formation en lien avec les besoins des services
Réservation des salles, matériel, restauration, hébergement
Communiquer et diffuser le programme de formation en interdirectionnel

Convocation des agents et suivi des inscriptions
Convocation des candidats au concours/examens professionnels

2. Gestion administrative du département :

Saisie des ordres de mission, des remboursements de frais
Saisie et mise à jour des formations dans le logiciel de gestion (SIRH Harmonie)
Création d'ordre de mission, attestations de présence, feuilles d'émargement, évaluation de la formation
Suivi des conventions et des factures avec les prestataires
Procéder à l'archivage des pièces administratives
Assurer la transmission de l'état d'avancement des inscriptions aux différents organisateurs de formation

3.Suivi budgétaire :

Contribuer à l'élaboration du budget
Engagement des dépenses liées à la formation et du recrutement
Pilotage et suivi des crédits alloués et des consommations en lien avec la chefferie du département

4. Appui au pilotage du département :

Contribution aux bilans quantitatifs et qualitatifs
Réalisation d'enquêtes

Autres activités:

Participer de manière ponctuelle aux activités transverses des pôles recrutement/formation du département

Soutien logistique sur la promotion des métiers

Poste réservé au corps des secrétaires administratifs (ou équivalent) de la fonction publique.

Poste accessible par détachement d'un autre ministèrehormis les agents militaires et gendarmes qui doivent candidater via la CNOI:

Les agents extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater doivent transmettre l'ensemble des documents suivants:

o la fiche de candidature complétée (à demander à ****@****.** ) avec l'avis de l'administration d'origine relatif à leur départ;

o un curriculum vitae;

o les pièces justificatives le cas échéant;

o le dernier arrêté d'avancement d'échelon ;

o les trois derniers comptes rendus d'entretien professionnel le cas échéant;

o un état des services.