Secrétaire Administratif - Responsable des Services Administratifs H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

La secrétaire administrative de l'antenne d'Aix Salon assure la gestion administrative de l'antenne.

Par-delà ses attributions de management, d'économat et d'intendance, elle assure des fonctions d'assistante de direction du Chef d'antenne.

Composition et effectifs du service :

7 personnels administratifs et d'accueil (adjoints administratifs) au sein de l'ALIP Aix-Salon, dont 3 en MO Aix, 3 en MF Luynes et 1 au SPIP Salon

Votre hiérarchie :

Placée par délégation du DFPIP des Bouches-du-Rhône sous l'autorité du DPIP Chef d'antenne d'Aix-SalonManagement/secrétariat :

- Au sein de l'unité de travail Milieu Ouvert d'Aix en Provence, en lien avec le DPIP responsable du MO:

. Répartition et organisation des taches et plannings des 3 adjoints administratifs MO; participation aux entretiens annuels d'évaluation

. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions SPIP MO

. Organisation et mise à jour du SLR «commun»et de l'archivage (circulaire JUS K 0740004 C du 11 décembre 2007)

. Participation à l'évaluation du service : contrôle du recensement des statistiques mensuelles et de leur envoi dans les délais

. Participation ponctuelle aux taches de secrétariat MO (accueil physique et téléphonique, traitement de la messagerie structurelle du service)

- Au titre de l'antenne Aix-Salon, en lien avec le Chef d'antenne:

. Programmation de temps de concertation des 7 AA de l'antenne

. Organisation du remplacement de l'AA Salon

. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d'antenne

. Contribution à la rédaction et à la mise en forme du rapport annuel d'activité de l'antenne

. Conception, mise en forme et diffusion de tous supports de présentation de l'antenne ( organigrammes, annuaires, livret de présentation)

Economat:

Gestion économique:

. Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l'année N+1 de l'antenne et suivi de l'exécution budgétaire allouée à l'antenne, par site(crédits de fonctionnement dont les contrats, crédits d'insertion et de placements extérieurs)

. Contrôle du recensement de l'expression des besoins

. Mise en forme et transmission au siège des commandes et demande d'achat interne, du contrôle de la prestation/livraison

. Edition et contrôle des factures reçues et service; après attestation du service fait ( par le chef d'antenne ou le DPIP assurant son remplacement ) envoi des factures au siège et information des prestataires en vue du dépôt sur CHORUS

. Porteur de la carte achat

- Assistance des agents sur CHORUS--DT, frais changement de résidence.

Intendance:

. Contrôle de l'état des locaux et recensement des pannes et dysfonctionnements.

. Suivi des matériels informatiques et téléphoniques mobiles

. Envoi mensuel des états kilométriques des véhicules de service affectés au SPIP MO Aix au siège du SPIP 13

Autres:

. Actualisation des conventions annuelles PE et APSEC

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...): ordinateur et téléphone portable dans le cadre du télétravail; possibilité d'utilisation des véhicules de service dans le cadre des déplacements professionnels.

Connaissances :
Nomenclature budgétaire
Logiciels bureautiques: Word, Excel, UGAP, Office

Savoir-être :
Esprit d'initiative
Qualités relationnelles
Qualité de management et sens de la pédagogie

Savoir-faire :
Rigueur et organisation
Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction
Sens des responsabilités