Secrétaire du Pôle Animation Territoriale des Politiques de Santé Publique Dd320186 H/F - Agence Régionale de Santé Occitanie (ARS Occitanie)

Activités principales:

Mission 1: Assurer le secrétariat du pôle ATPSP
· Gestion de l'accueil téléphonique, suivi et classementdu courrier ;
· Réalisation de compte-rendu de réunion à la demande du responsable de pôle;
· Organisation des réunions (réservation des salles, plannings, accueil des participants)pour toutes les unités du pôle ;
· Gestion de la documentation spécialisée et des processus d'archivage;
· Participation à la mise à jour des annuaires et des listes de contacts SI-Contact (partenaires institutionnels, exploitants AEP, établissements, collectivités, ...) en lien avec les autres secrétariats de la DD;
· Publications au recueil des actes administratifs.

Mission 2: Appui à l'unité Santé-environnement
· Suivi de la messagerie de l'unité Santé-environnement (PGAS): enregistrement et transmission des messages;
· Suivi adminsitratif pour les dossiers de demandes d'avis sanitaires et la gestion des plaintes ou des non-conformités du contrôle sanitaire: enregistrement et envoi des réponses / transmission des bulletins, demande de pièces complémentaires, intégration des bulletins et des conclusions sanitaires en lien avec les techniciens ;
· Gestion des déclarations des activités de tatouages, de maquillage permanant et de percing.

Mission 3: Appui à l'unité Réduction des inégalités de santé
Appui logistique pour l'organisation de projets événementiels en lien avec la prévention et la promotion de la santé;
Suivi des commandes du matériel de prévention en lien avec les référents de l'unité;
Appui administratif dans le suivi des conventions partenariales.

Mission 4: Appui à l'unité Premier recours
· Collecte des certificats de décès et transmission à l'INSERM en lien avec la gestionnaire, envoi de certificats vierges aux professionnels;
Appui administratif dans le suivi des conventions partenariales.

Mission 5: Appui à l'unité Gestion de crise
· Suivi de la messagerie ALERTE en remplacement du gestionnaire en charge de la gestion des crises;
· Mobilisation possible lors de la survenue d'une situation sanitaire exceptionnelle.

Activités supplémentaires:

Suppléance du secrétariat de direction en lien avec le secrétariat du pôle ATO :
· Participation au remplacement du secrétariat de direction;
· Opérateur courrier via Elise.

Savoir:
- Connaissances techniques dans le domaine du secrétariat (courrier, accueil téléphonique et du public);
- Système de classement et d'archivage;
- Maitrise des outils bureautique : word, excel, powerpoint;
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions dans le champ de la santé environnementale;
- Connaissances des politiques de santé publique.

Savoir-Faire:
- Capacité de synthèse et d'analyse;
- Expression écrite et orale;
- Travail en équipe.

Savoir-être:
- Capacité d'adaptation;
- Rigueur dans l'exercice des missions;
- Respect des grands principes déontologiques qui incombent aux agents de la fonction publique (dont loyauté envers sa hiérarchie et son institution ; obligations de neutralité et de laïcité ; devoir de réserve ; l'obligation d'exécuter ses fonctions).