Agent d'Accueil et Administratif - Cdc du Sud-Est Manceau H/F - Structures de coopération territoriale

Sous l'autorité de la Responsable de service et au sein d'une équipe de 3 agents administratifs et d'accueil, l'agent assure l'appui administratif des différents services ainsi que l'accueil du public. Ce poste exige polyvalence, rigueur et sens du service public, ainsi qu'une capacité à gérer simultanément plusieurs missions et interlocuteurs bien définis. Les missions seront réalisées pour les services suivants :
- Juridique, commande publique et accueil
- Techniques
- Vivre ensemble, petite-enfance et enfance-jeunesse
- Direction générale

1. Assistance administrative
- Réaliser les travaux courants de bureautique (courriers, tableaux, comptes rendus, mise en forme de documents)
- Assurer le suivi administratif et la mise en forme des dossiers
- Organiser et suivre la planification des réunions et gérer le planning des salles
- Participer à la gestion des agendas et organiser les rendez-vous
- Assurer la gestion logistique des réunions (courses, mise en place, préparation de support etc...)
- Créer et mettre à jour des tableaux de bord (planning, suivi des heures du personnel, suivi d'activité)
- Organiser et assurer le classement physique et numérique des documents
- Assurer le suivi administratif et la mise en forme des dossiers
- Assurer la relation aux fournisseurs, demande de devis, commande, réception.

2. Accueil du public
- Assurer l'accueil téléphonique de premier niveau et orienter les interlocuteurs
- Gérer le courrier (réception, enregistrement, distribution et expédition)
- Accueillir et orienter les usagers pour toute problématique relevant du secteur technique : transmettre et suivre les réclamations et les demandes.

CONNAISSANCES ATTENDUES :
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Maitrise des règles d'orthographe et de grammaire
- Maitrise des logiciels de bureautique (suite office obligatoire)

SAVOIR- FAIRE :
- Autonome dans l'organisation de son travail et capacité à rendre compte
- Rigueur, organisation et méthode dans le suivi des dossiers
- Polyvalence et capacité d'adaptation à des missions variées

SAVOIR- ETRE :
- Sens affirmé du service public et de l'accueil
- Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité
- Autonomie dans l'exécution des missions
- Réactivité et aptitude à gérer les priorités
- Diplomatie, neutralité et sens de l'écoute
- Esprit d'équipe et aptitude au travail transversal
- Fiabilité, sens des responsabilités et respect des délais

Conditions de travail
- Spécificités horaires : Horaire variable, arrivée entre 8h et 9h le matin.
- Conditions générales de la collectivité : 37 h 30, 15 RTT
- Déplacements : Pour assurer des courses en proximité
- Télétravail : après 3 mois dans la collectivité - jusqu'à 2 jours par semaine
- Temps partiel : non
- Travail sur 2 sites (hôtel communautaire, pôle technique communautaire (1 fois par semaine minimum) Permis B obligatoire