Assistant de Gestion Administrative et Financière - Conseil Departemental de la Somme H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité du chef de service régie, l'assistant(e) de gestion administrative et financière assure le bon déroulement des procédures administratives établies dans son domaine d'activité, en lien avec les directions et services de l'administration départementale. Il ou elle recueille et exploite les informations nécessaires à la constitution et à l'instruction des dossiers du service.

Assistance administrative et financière
- Assurer le suivi administratif, financier et comptable des marchés et des dépenses hors marché ; accomplir les formalités de contrôle comptable, enregistrer et engager les crédits, mandater et liquider les dépenses, contrôler la facturation dans le respect du règlement financier et des procédures mises en place
- Gérer des marchés à bons de commande, procédures adaptées ou marchés subséquents avec l'établissement des notes et rapports, la mise au point des pièces en lien avec le service de la commande publique, la ventilation des pièces, l'enregistrement, l'établissement des ordres de services et les procès-verbaux des réceptions
- Assurer le suivi des consommations de crédits de fonctionnement et bilans intermédiaires
- Assurer le suivi et la procédure des marchés jusqu'à la notification
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Traiter le courrier, notamment avec la gestion du logiciel OXYAD
- Organiser, préparer, participer à des réunions et rédiger des comptes-rendus
- Assister les responsables de secteur dans leurs missions
- Répondre aux demandes adressées au service régie
- Constituer des dossiers techniques
- Consulter des fournisseurs
- Établir des demandes d'achat
- Régler des factures et situations de travaux
- Assurer le suivi des demandes d'interventions
- Procéder aux recherches documentaires
- Constituer des dossiers de suivi des opérations, classer et archiver

- Expérience dans la gestion administrative et financières des collectivités territoriales
- Permis B

Compétences requises :

Connaissances :
- connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration départementale et de son environnement institutionnel
- connaissances détaillées des procédures administratives, budgétaires et juridiques
- connaissance du domaine d'activité et notamment dans la maintenance des bâtiments
- maîtrise des techniques d'expression orale et écrite
- maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
- maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, OXYAD, Isilog

Aptitudes professionnelles :
- maîtrise de la rédaction administrative
- capacité à appliquer des procédures
- capacité d'anticipation, de prévision
- capacité d'organisation avec notamment la hiérarchisation des urgences
- aptitude au suivi et au contrôle

Comportements professionnels - motivations :
- excellent relationnel
- rigueur et méthode
- sens du travail en équipe
- dynamisme
- disponibilité
- discrétion
- réactivité