Assistant au Cabinet du Président Chargé des Représentations H/F - Région Grand Est

Créée au 1er janvier 2016, la Région Grand Est est née de la fusion de 3 Régions : Alsace, Champagne-Ardenne et Lorraine.
Une région jeune, innovante et entreprenante, des secteurs économiques et des savoir-faire d'excellence, un patrimoine naturel, environnemental, culturel, touristique riche et diversifié sont des caractéristiques qui contribuent au dynamisme et à la proximité de la Région au service de ses usagers.
Dans ce cadre, la collectivité recrute tout au long de l'année de nouveaux collaborateurs et collaboratrices au sein de ses services sur sites administratifs ou en établissements d'enseignement et de formation, que ce soit par la voie de la mobilité intra/inter fonction publique, suite à réussite à concours ou encore par la voie contractuelle. Egalement engagée dans le soutien des jeunes en formation ou en recherche d'une mission d'intérêt général sur son territoire, elle accueille des stagiaires et apprentis de tout niveau et des volontaires à un service civique.
Si vous souhaitez partager nos valeurs de développement, valorisation et accompagnement des compétences et potentiels ; de reconnaissance de tous ses Talents rejoignez nous !Vous assurez la gestion et le suivi des invitations adressées au Président, ainsi que l'organisation des représentations du Président par les élus régionaux lors de manifestations extérieures.

Gestion des invitations entrantes : inscription, enregistrement dans l'agenda, propositions d'élus
En lien avec le Chef de Cabinet, sollicitation des élus pour assurer les représentations extérieures du Président
Coordination permanente avec les élus et leurs secrétariats afin de connaître leurs disponibilités
Relations avec les organisateurs d'événements : annonce des élus représentant le Président, modalités de prise de parole, déroulé, excusés le cas échéant
Sollicitation et transmission des éléments de langage, dossiers et documents nécessaires aux rendez-vous et déplacements des élus
Établissement mensuel des ordres de mission des élus représentant le Président
Rédaction et saisie de courriers et documents administratifs (pouvoirs, courriers divers)
Mise à jour des fichiers (contacts, élus, manifestations)
Participation à la continuité de service : échanges d'informations, remplacement ponctuel des assistantes du secrétariat du Président, du Directeur de Cabinet et du Chef de Cabinet (permanence téléphonique)
Rédaction et diffusion hebdomadaire du tableau des représentations
Classement et archivage des dossiers