Gestionnaire des Études Doctorales H/F - La Rochelle Université

Le service de scolarité de l'Institut comprend un bureau des études doctorales, un bureau des formations internationales et un bureau des formations de masters. Il a pour principale mission la mise en oeuvre des formations de niveau Bac +5 à Bac +8, adossées à la recherche de La Rochelle Université dans l'objectif d'intensifier le couplage recherche-formation. Dans ce cadre, le service de scolarité de l'Institut assure :

Un service de proximité aux usagers, aux personnels enseignants et aux vacataires extérieurs
Une participation aux manifestations et évènements liés à la formation et à la recherche
Une collaboration avec l'ensemble des directions du pôle appui aux missions de l'établissement.

Profil disponible

Comment candidater ?
Votre dossier doit impérativement comprendre :

lettre de motivation
curriculum vitae détaillé
copie du diplôme le plus élevé
Ce dossier est à déposer sur l'application dédiée (Référence du poste : LUDI/GEST/SCOL/FEV2026)

AUCUN DOSSIER INCOMPLET OU ENVOYÉ PAR MAIL NE SERA ÉTUDIÉVos missions

Assurer des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et de gestion des études doctorales dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement,
Contribuer à la mise en oeuvre des dispositifs d'appui à la poursuite du parcours professionnel des doctorants et des doctorantes après l'obtention de leur diplôme
Contribuer à apporter un soutien administratif à la responsable des activités transversales de l'École doctorale.

Vos activités principales

Collecter, traiter et contrôler les informations utiles au bon fonctionnement de l'École doctorale et à l'accompagnement des doctorants et doctorantes
Accueillir, informer et orienter les usagers de l'École doctorale : candidats, doctorants et doctorantes, directeurs et directrices de thèse, personnels des autres services de l'université et partenaires extérieur
Gérer, vérifier, instruire et suivre les dossiers liés aux doctorants et doctorantes pendant la réalisation de leur doctorat (inscriptions, réinscriptions, financements, comité de suivi de thèse, plan individuel de formations, port-folio, césure, etc) dans l'application ADUM
Organiser et suivre le déroulement des cours de formations doctorales
Saisir les heures relatives aux formations doctorales sur l'application dédiée en lien avec le service des charges d'enseignement
Éditer et transmettre les diplômes de doctorat
Assister la direction de l'École doctorale dans les réponses aux différentes enquêtes internes ou externes et contribuer à la constitution des dossiers d'évaluation (HCERES...) par la collecte de données
Collecter et instruire les dossiers pour soumission aux conseils de l'École doctorale
Participer aux réunions de service, du bureau et du conseil de l'École doctorale
Contribuer à la démarche d'amélioration continue des cursus de formation des doctorants et doctorantes
Classer et archiver des documents dans le respect des règles d'archivage

Connaissances
Connaissances générales sur l'université, et plus particulièrement de son volet recherche et études doctorales
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Connaissance du fonctionnement de la fonction publique
Techniques de communication
Environnement et réseaux professionnels

Compétences opérationnelles

Accueillir les populations concernées
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques

Compétences comportementales

Rigueur /Fiabilité
Sens relationnel
Capacité d'adaptation aux situations et aux personnes
Sens de l'organisation
Réactivité
Confidentialité