Gestionnaire avec Encadrement - Service Économat H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP STRASBOURG

Les activités du service

Sous l'autorité du Responsable des Services Administratifs et Financiers, par délégation du Chef d'établissement, le/la Responsable du Service Economat du Centre de Détention d'Ecrouves est chargé(e) de la gestion matérielle et financière des besoins de tous les services composant l'établissement dans le respect de la politique publique pénitentiaire et du cadre budgétaire. Le Service Economat travaille en étroite collaboration des autres services administratifs et de ceux en détention. Le Responsable du Service Economat se doit d'adapter la capacité de travail de son service en fonction des évolutions réglementaires et des évolutions de la politique publique pénitentiaire.

Composition et effectifs du service

1 secrétaire administratif - 2 adjoints administratifs

Votre hiérarchie

Cheffe d'établissement - Adjoint à la cheffe d'établissement - Responsable des

Services Administratifs et Financiers

Vos interlocuteurs métiers

DISP - DGFIP - FOURNISSEURS - PERSONNELS PENITENTIAIRESEn s'appuyant sur son expertise dans le domaine de l'exécution budgétaire au travers de la connaissance des processus comptables de la chaine de commande publique, des contrats en cours, des marchés nationaux et régionaux à utiliser, le Responsable du Service Economat devra:

Missions générales non exhaustives:

- Se référer à la dotation financière de l'établissement ;
- Anticiper les besoins de TOUS les services;
- Passer les commandes nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement en respectant l'imputation budgétaire et en se référant aux contrats-marchés en vigueur;
- S'assurer de la conformité lors de la réception des commandes entre le devis-DA et le BL et en assurer le service-fait dans les outils de gestion dédiés;
- Relancer quotidiennement le comptable public via la ZDEP 56 et/ou CHORIUS Formulaire pour respecter les délais de paiement des fournisseurs;
- Editer les recettes non fiscales liées aux dégradations/ Mettre à jour le tableau financier des dégradations ;
- Mettre à jour le JDE à chaque dépense ou mouvement avec les outils CHORUS ;
- Assurer le suivi et la création des comptes clients ;
- Assurer l'exhaustivité des dépenses des cartes achats via les crédits disponibles et en mettant à jour instantanément le fichier de suivi dédié;
- S'assurer de la conformité des demandes d'achat en lien avec la politique de l'établissement (912 et 107);
- Veiller au bon acheminement des achats en détention;
- Assurer le suivi des stocks ;
- Mettre à jour les fiches réflexes;
- Mettre en place des outils de gestion matérielle et financier et les tenir à jour;
- Mettre à jour des tarifs actualisés les fichiers de commande pour la Cuisine collective et la Cantine et les diffuser aux intéressés;
- Assurer le suivi des commandes avec la mise en place d'un tableau de suivi des commandes et des livraisons ainsi qu'une réflexion sur la réception des livraisons (compte 912 notamment).

Missions spécifiques non exhaustives :

- Savoir répartir l'ensemble des tâches dédiées au Service de manière équitable avec ses deux collaborateurs;
- Assurer la continuité du service par la gestion des présences des effectifs;
- Coordonner l'équipe avec la mise en place d'outils de management tels que la tenue de groupes de travail, de réunions de service, d'organisation de planning de télétravail ...;
- Veiller à la suppléance des agents du Service dans leurs missions;
- Réaliser l'évaluation des agents sous sa responsabilité;
- Gérer les situations de conflit;
- S'assurer de la mise en concurrence et en conserver la traçabilité;
- Valider les demandes d'achat via CHORUS Coeur et assurer la traçabilité et l'archivage des pièces de la commande publique;

Corps / Grade: Secrétaire administratif

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances

Environnement professionnel pénitentiaire
Code Pénitentiaire
Code de la Commande Publique - DCE
Comptabilité
Gestion administrative
Logistique - Gestion de stocks

Savoir-faire

Maîtriser les logiciels informatiques (Excel, CHORUS Formulaire, CHORUS Coeur, CHORUS DT, Genesis...)
Savoir anticiper, projeter, prioriser et mettre en oeuvre
Savoir travailler en équipe, organiser son travail et celui de ses collaborateurs
Savoir-faire faire avec des consignes claires et contrôler
Savoir appliquer une norme, une procédure...
Capacité à rendre compte
Être force de proposition, prendre des initiatives
Respecter les contraintes temporelles

Savoir-être

Respect hiérarchique
Sens des relations humaines et du travail en équipe
Sens du service public
Sens de l'organisation et de la méthode
Discrétion, rigueur, neutralité, disponibilité, probité, exemplarité et réactivité
Conscience professionnelle

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Une première expérience en tant que Responsable de Service Economat serait fortement appréciée. Une première expérience confortée en tant que chef de service est attendue.