Assistant Chef de Projet H/F - Initiative Reunion

Rejoignez un réseau dynamique !
Initiative Réunion, est une association loi 1901 à but non lucratif, membre d'Initiative France, 1er réseau de financement et d'accompagnement des entrepreneurs en France. Elle participe depuis plus de 30 ans au développement économique local et à la création d'emplois à la Réunion en aidant les porteurs de projets à créer, reprendre ou développer leur entreprise par le biais d'un prêt d'honneur à taux zéro.
MISSIONS

Sous l'autorité du chef de projet, il s'agira d'assurer les missions suivantes :

- Accueillir, renseigner et informer les porteurs de projets dans leurs démarches de création, reprise ou croissance d'entreprise.
- Filtrer les appels téléphoniques

- Orientation dispositif et Partenaires

- Réaliser un diagnostic du projet et de ses besoins

- Traitement des mails

- Gérer l'agenda du Chef de projet et planifier les rendez-vous avec les partenaires

- Organiser les permanences / ateliers/ Évènements

- Assurer hebdomadairement du maintien des ateliers et permanences

- Assurer la promotion des ateliers et des permanences auprès des porteurs de projet

- Organiser les plannings des permanences et ateliers

- Assurer le suivi administratif (archivage, suivi des dossiers)

- Animer et organiser l'espace d'accueil et d'information
- Être proactive afin d'avoir toujours un nombre suffisant de porteurs de projet lors des ateliers et permanences

- Concevoir des tableaux de bord nécessaires à l'activité du CDE

Activité et les tâches
- Contribuer à la planification et au suivi des actions du CDE.

- Aider à la rédaction des bilans d'activités et reportings pour les financeurs.

- Assurer la collecte et l'analyse des données des bénéficiaires pour le suivi des indicateurs de performance.

- Assurer un suivi régulier des projets

- Suivre et mettre à jour les indicateurs du CDE pour la production des bilans destinés aux financeurs

- Collecter et organiser les pièces justificatives nécessaires au suivi des subventions

- Veiller à la bonne transmission des informations entre les partenaires du consortium.

- Assurer un premier niveau d'information et d'orientation des porteurs de projet.

- Aider à la mise en relation des bénéficiaires avec les partenaires spécialisés (financement).

- Participer à la conception de supports de communication (flyers, posts réseaux sociaux).

- Contribuer à la communication des évènements (mailings, supports de présentation, suivi des inscriptions)

- Appuyer l'organisation d'événements (forums, ateliers, rencontres partenaires).

- Assurer la visibilité des actions du Carrefour de l'Entrepreneuriat sur les canaux de communication.

- Contribuer à la mise à jour des supports de communication interne et externe (mailing, réseau sociaux)

- Participer à l'animation des réseaux sociaux et à la diffusion des actualités du CDE

- Assurer le lien avec les porteurs de projet en répondant aux demandes d'informations

- Gérer la logistique des ateliers et des événements (réservations, accueil des participants).

- Assurer le suivi des demandes de subventions et des paiements aux partenaires.

- Coordonner les aspects matériels et techniques pour le bon déroulement des actions terrain (ateliers, forums, rencontres partenaires)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classement, archivage,Gestion administrative,Gestion de projet,Gestion des agendas,Normes rédactionnelles,Planification de réunions,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du temps,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Classer des documents,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Elaborer des tableaux de bord,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des réunions internes,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques

Langues: Français souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).