Assistante à la Direction - Arcueil H/F - Communes

Apporter un soutien à la direction du CMUS (médecin directeur, directrice adjointe) en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'informations, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers. Assurer la fonction de régisseur.

Gestion RH :

-Créer et modifier les vacations des praticiens en fonction de leurs absences
-Recenser les congés des praticiens
-Participer au paramétrage et à la mise à jour des logiciels de rendez-vous et de gestion administrative
-Gérer le planning de l'offre de soins quotidienne

Planification et Suivi de l'activité du CMS pour les soins et la prévention en lien avec la direction du centre de santé :

-Réaliser des tableaux mensuels et annuels d'activité des consultations médicales et de l'activité dentaire
-Réaliser les statistiques annuelles pour le CLAT, Centre de vaccination, de santé sexuelle, du CLS, des actions hors les murs impliquant le CMS
-Organiser les séances de vaccination et du centre de santé sexuelle
-Organiser les différentes réunions au sein du CMUS (médicales, dentaires, administratives) et rédiger des comptes rendus, notes
-Réaliser le planning du dentaire

Gestion comptable et régie :

-Etre régisseur principal du CMUS
-Etablir les bons de commande sur le logiciel
-Envoyer les bons de commande aux fournisseurs
-S'assurer de l'exécution des commandes/contrats de maintenance par les fournisseurs/prestataires
-Engager le paiement des factures dans les délais impartis

Accueil, filtrage des appels téléphoniques et des RDV de la direction, interaction avec les partenaires :

-Accueillir physiquement et téléphoniquement les différents interlocuteurs de la direction du CMUS
-Recueillir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques, les courriels et les informations importantes à la direction des CMUS et aux personnes concernées

Gestion technique des bâtiments des 2 CMS :

-Gérer les clefs et les accès aux bâtiments des CMS
-Repérer les dysfonctionnements aux CMS
-Gérer l'approvisionnement en fournitures d'entretien et faire le lien avec le personnel d'entretien
-Centraliser les demandes et suivre des demandes auprès des services techniques

Le savoir

- Connaissance de l'environnement spécifique des centres de santé,
- Connaitre la bonne utilisation des logiciels métier, notamment MAIIA (gestion des rendez-vous), VEASY (facturation), CROSSWAY (médical).

Le savoir-faire

- Rédiger des compte-rendu, des bilans, des notes diverses,
- Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques,
- Diffuser et faire circuler l'information.

Le savoir être

- Discrétion,
- Adaptabilité,
- Rigueur, sens de la méthode et de l'organisation,
- Esprit de synthèse et d'analyse,
- Sens de la communication et du travail en équipe.