Assistant·e Administratif·ve et Financier·e Fondation Amu H/F - Aix Marseille Université

Rattachée au pôle pilotage et communication de la Fondation amU et sous la responsabilité hiérarchique de la directrice du pilotage, mécénat et relations partenariales de la Fondation amU, la personne recrutée sera chargée de la prise en charge des actes de gestion liés aux activités de la direction du mécénat et du pilotage de la Fondation amU, ainsi que de leurs liquidations et de leurs suivis. Elle produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des équipes opérationnelles en cohérence avec l'organisation administrative et financière déjà en place au sein de la Fondation amU. Elle accompagnera la direction dans les activités de gestion administrative liées aux instances et aux partenariats.

Domaine financier et budgétaire:

Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises par les équipes opérationnelles de la Fondation
Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés
Saisir les opérations dans les logiciels : commandes d'achat et services faits, commandes de vente et factures de vente, ordres de mission et états de frais,
Instruire des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l'application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur (signature...)
Traiter en relation avec l'agence comptable (service facturier et comptabilité clients) la réalisation conforme du circuit des dons, les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, suivi de la facturation des recettes...) et sous NOTILUS le solde des missions
Contrôler la bonne application des annexes financières et du règlement d'éligibilité de la dépense des projets
Aider à la mise en place et au suivi de conventions de (re)versement
Participer à la complétude des maquettes budgétaire de la Fondation amU dans le cadre du processus d'élaboration budgétaire
Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés à la direction : états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes

Domaine administratif

Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier),
Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité de la direction (mise en place de tableaux de bord, indicateurs)
Rédiger des comptes rendus
Aider à l'organisation des instances (bureau et conseil de gestion de la Fondation)
Aider à l'organisation des signatures de conventionnements
Aider à l'organisation et au suivi des comités de pilotage des conventionnements
Réaliser le secrétariat de la Fondation amU (courrier, agenda etc...)

Vous avez une expérience dans la gestion financière opérationnelle de projets à financements, idéalement dans l'environnement de la recherche et de l'enseignement supérieur.
Vous assurez le suivi complet des opérations financières et produisez des outils de pilotage (tableaux de bord, analyses), avec une bonne maîtrise d'Excel et des outils de gestion.

Organisé·e et autonome, vous savez gérer les priorités et respecter des délais contraints.
Rigoureux·se, discret·e et doté·e d'un excellent relationnel, vous appréciez le travail en équipe et l'interaction avec des interlocuteurs variés.

Un processus de recrutementfluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes: un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en oeuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c'est bénéficier d'un environnement de travail socialement engagé:

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l'organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d'ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l'organisation choisie et le temps de travail)

-Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d'ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d'une place de parking ou d'un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social