Assistant de Direction H/F - Nantes Métropole

Direction Générale Ressources / Département Ressources Humaines Qualité de Vie et Santé au Travail

Ce poste est à pourvoir rapidement

Activités principales :

Gestion agenda et organisation de réunions
- Organiser les réunions : visualiser les disponibilités, informer les participants sur le contenu et les échéances liées à la réunion, réserver les salles et les matériels nécessaires, rédiger/ mettre en page/ diffuser l'ordre du jour, rédiger et diffuser le compte-rendu
- Gérer l'agenda : analyser la demande, prendre le rendez-vous

Suivi et gestion de dossiers spécifiques
- Piloter l'organisation de la réunion de direction
- Contribuer, en lien étroit avec la directrice, à l'organisation du groupe de réflexion sur la gestion des personnels communautaires et communaux
- Contribuer à l'animation de l'espace collaboratif DRH, puis animer et piloter l'espace collaboratif QVST

Rédaction et mise en forme de documents
- Rédiger et diffuser les notes/ courriers/ comptes-rendus
- Mettre en forme les notes/ tableaux Calc/ supports Impress et veiller au respect des chartes graphiques
- Être garant.e de la charte bureautique de la Direction QVST

Traitement et suivi du courrier
- Réceptionner les courriers entrants, les transmettre au destinataire, réaliser les affectations dans le logiciel courrier, gérer la circulation des parapheurs (suivi)

Accueil téléphonique et physique
- Accueillir téléphoniquement : réceptionner les appels, analyser la demande, identifier son degré d'urgence, prendre les messages, orienter vers le bon interlocuteur ou le cas échéant renseigner en direct
- Accueillir physiquement : analyser la demande, renseigner ou orienter, participer à l'accueil dans des salles

Classement, archivage
- Classer les documents papier et électronique, ainsi que les courriels

Logistique
Gérer les contingences matérielles et les fournitures administratives

Vous maîtrisez les techniques de l'assistanat de direction et de la gestion de suivi de dossiers.
Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques.
Vous avez des qualités relationnelles et rédactionnelles.
Vous êtes organisé.e, discret.e, autonome et réactif.ve.

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