Office Manager H/F - Morgan Philips Specialist

Morgan Philips Specialist Recruitment (anciennement Fyte) société du groupe Morgan Philips, est spécialisée dans le sourcing, l'évaluation et le recrutement de talents en CDI, CDD et intérim. Nos consultants, experts par secteur et par fonction, assurent un accompagnement sur-mesure à chaque étape du processus de recrutement. Grâce à une approche qui combine l'expertise humaine et les innovations technologiques, nous aidons nos clients à identifier, attirer et sélectionner les meilleurs profils pour la réussite de leurs projets.Notre client, un multi Family Office, recherche son futur Office Manager F/H basé à Paris.
Au sein d'une structure de 7 personnes, vous aurez un rôle clé et central dans la gestion administrative, le soutien aux collaborateurs et l'organisation du bureau.

Missions :

Assistanat du Président

Suivi administratif de la société :
- Déclaration annuelle type DARES
- Suivi des contrats fournisseurs
- Mise à jour et classement de la documentation obligatoire

Suivi comptabilité :
- Complétude mensuelle des tableaux de trésorerie (3 entités)
- Téléchargement des pièces ACHAT
- Transfert pièces comptables CEGID + suivi des dépôts cabinet comptable
- Récupération des justificatifs

Banque :
- Suivi des soldes et virements, anticipation intragroupe
- Téléchargement relevés bancaires (3 entités)
- Téléchargement et contrôle du relevé Revolut
- Saisie virements / règlements

Facturation clients :
- Etablissement et envoi des factures mensuelles
- Régularisation des factures intragroupes
- Facturations partenaires
- Suivi commissions partenaires, échanges et relances

Ressources humaines :
- Gestion administrative du personnel
- Assistance au recrutement
- DPAE avec la paie + suivi process recrutement
- Dossiers mutuelle/prévoyance
- Saisie mensuelle des variables de paie
- Alimentation cartes Swile
- Gestion congés et planning absences
- Documents d'entretiens annuels
- Recrutement apprentis et stagiaires, suivi conventions
- Mise à jour documentation obligatoire

Juridique :
- Rédaction et anticipation des mouvements commerciaux, salariaux, clients, partenaires
- Documentation post-clôture (3 entités)
- Suivi conventions intra-groupes
- Suivi conventions apporteurs + facturation post-clôture

Réglementaire & Conformité :
- Suivi actualité CNCGP
- Mise à jour documentation réglementaire
- Formation LCBFT, organisation points de contrôle
- Tenue des registres

Relations partenaires

Gestion des services généraux

Organisation d'évènements

QVT

* Solide expérience similaire, minimum 5/10 ans, au sein d'une structure à taille humaine, sur un poste très polyvalent
* Organisation, rigueur, bon relationnel, sens du service, envie d'évoluer dans un environnement dynamique et bienveillant
* Maîtrise de Payfit et Cegid, des outils informatiques, des logiciels de comptabilité
* La pratique de l'anglais serait un plus

Poste en CDI basé à Paris 16ème
Rémunération 50-60 K€ selon profil
Participation et Intéressement, chèques vacances, loisirs etc.
Télétravail après période d'intégration, 1 ou 2 jours / semaine