Assistant - Gestionnaire ADV et Recouvrement H/F - Meotec

Le poste :

Au sein de MEOTEC, l'Assistant / Gestionnaire ADV & Recouvrement joue un rôle central
dans le bon fonctionnement de l'activité.
Interface clé entre les clients, les Business Manager et les partenaires, vous contribuez à
sécuriser le chiffre d'affaires tout en entretenant une relation fluide et professionnelle avec
des interlocuteurs variés.
Nous recherchons avant tout une belle personnalité, à l'aise dans l'échange, organisée et
proactive.

Les missions :

Suivi et contrôle de la production
- Réceptionner les informations et contrôler la production des consultants en mission chez nos clients
- Collecter les activités des consultants et des fournisseurs
- Vérifier et valider la production dans l'ERP (Outil utilisé : SIMUS)

Gestion administrative et budgétaire des missions
- Réceptionner les éléments contractuels (contrats, commandes, etc.) auprès des clients et managers pour préparer la facturation
- Alerter les managers en cas d'anomalie ou de commandes manquantes
- Saisir les contrats clients et commandes dans l'ERP
- Suivre les éléments manquants pour la facturation avec les managers
- Traiter et archiver les documents administratifs clients

Facturation clients
- Établir la facturation clients en respectant les clôtures calendaires
- Envoyer les factures dématérialisées via Primobox et autres outils clients
- Analyser les FAE (Factures à établir) /PCA (Produits constatés d'avance)
pour garantir l'exactitude des factures

Gestion des litiges
- Identifier et résoudre les anomalies de facturation (retours, erreurs sur le
nombre de jours facturés, etc.)
- Assurer un suivi rapide et efficace des litiges pour maintenir la relation
client
- Litige vis à vis des relevé d'activités, avoir

Gestion fournisseurs
- Analyser et valider les factures fournisseurs (FNP) avant règlement
- Assurer le suivi des paiements dans les délais impartis
- Fournisseurs = entreprise de portage + freelance

Recouvrement et relance des impayés
- Identifier les factures impayées et relancer activement vos clients
- Mettre en place des plans d'action de recouvrement avec les managers et
la direction
- Assurer le suivi et la documentation de vos actions de relance

Livrables :
- Clôture mensuelle Relevés Mensuels d'Activités : vérification et
validation des Relevés mensuels d'activité
- Clôture mensuelle de facturation : validation complète des factures dans
l'ERP
- Clôture mensuelle des encours : analyse des encours et validation des
informations financières
- Suivi recouvrement : tableau de suivi des impayés et relances effectuée

Experience: 2 An(s)

Compétences: Etablir un devis,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Assurer un accueil téléphonique,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.