Assistant de la Cheffe de Cabinet du Recteur - Orléans H/F - Service Public

Assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur de la région académique Centre-Val de Loire, académie d'Orléans-Tours

Description des missions:

Au sein du Cabinet du Recteur, sous l'autorité de la Directrice de Cabinet, de la Cheffe de Cabinet, l'assistant(e) de la Cheffe de Cabinet du Recteur:

·Participe au suivi et à l'organisation cohérente des agendas du Recteur et de la Directrice de Cabinet en coordination avec l'ensemble des membres du Cabinet.

·Traite et suit les invitations et diverses sollicitations en cohérence avec l'agenda et la stratégie opérationnelle du Recteur.

·Assure le traitement de la boîte fonctionnelle ce.cabinet sous la supervision et en étroite collaboration avec la Cheffe de Cabinet.

·Prépare et assure le suivi des pochettes quotidiennes liées à l'agenda et en collaboration avec la Cheffe de Cabinet.

·Procède à l'accueil téléphonique, au filtrage des appels, à la prise de messages et à la redirection des appels.

·Participe à l'organisation matérielle des évènements (réservations de salles, créations de liens de visioconférences, etc.) en coordination avec la Cheffe de Cabinet et la chargée de mission protocole et chancellerie.

·Assure le traitement et le suivi de tous les parapheurs papiers.

·Assure la réception, le traitement et le suivi jusqu'à l'archivage méticuleux des documents sur le serveur partagé.

·Assure la mise à jour de l'annuaire du cabinet.

·Assure le suivi des ordres de missions.

·Assure et anticipe la gestion des voeux.

·Traite et suit les affaires réservées et dossiers confiés par la Directrice de Cabinet et les directrices/eur adjoints, en soutien aux agents du Cabinet.

·Identifie les priorités et alerte en cas d'urgence.

Descriptif du profil recherché:

Maîtrise des outils administratifs et informatiques.

Capacité d'assimilation du système éducatif et de son organisation administrative, de l'organisation de l'État et des collectivités territoriales.

Exigences particulières :

·Discrétion, confidentialité absolue

·Loyauté

·Devoir de réserve

·Sens du service public

·Disponibilité du lundi au vendredi en journée

·Pas de télétravail

Compétences attendues - qualités requises :

·Compétences techniques en matière de secrétariat: maîtrise des écrits administratifs (rédaction de courriers, de notes, de mails, d'invitations), maitrise de la gestion d'un agenda, des stratégies d'archivages, de la gestion du courrier, etc.

·Maîtrise des outils bureautiques.

·Polyvalence.

·Qualités relationnelles, diplomatie et sens du travail en équipe.

·Savoir planifier, hiérarchiser les priorités, mesurer l'urgence, alerter et rendre compte.

·Connaissance des circuits de décision de l'académie et de la région académique.