Assistant - Gestionnaire pour le Service des Musées H/F - Service Public

L'agent travaille au sein d'une équipe de 4 agents pour le service des musées, répartis entre Toulouse et Montpellier.Missions :

Sous l'autorité hiérarchique du/de la conseiller(ère) pour les musées en poste sur le site de Montpellier, l'agent exerce les fonctions d'assistance-gestionnaire administrative et financière.

Activités principales :

- Secrétariat des commissions scientifiques régionales (commissions plénières et délégations permanentes) et du comité de gestion du FRAM et du FRAR, notamment les tâches suivantes :

. commissions scientifiques régionales: réception et vérification des dossiers, organisation administrative et matérielle des CSR, rédaction des courriers de notifications et d'envoi des PV.

. délégations permanentes: réception et vérification des dossiers, saisine des membres, restitution de l'avis final au musée, mise à jour du tableau de suivi, la notification des bilans trimestriels.

. comités de gestion FRAM et FRAR: réception et vérification des dossiers, réalisation des tableaux de synthèse des dossiers présentés, organisation matérielle et administrative des comités.

- Suivi de l'avancement du récolement des collections des musées de France

. Réception et vérification des plans de récolement décennaux et des procès-verbaux de récolement envoyés et contrôle de la conformité des données ;

. Mise à jour des outils de suivi mis en place par la DRAC et le SMF;

. Appui méthodologique aux musées en soutien au/à (la) conseiller(ère) pour les musées,

. Élaboration et déploiement d'outils méthodologiques (supports de formation, fiches méthodologiques, tableaux etc.).

- Secrétariat, gestion et instruction administrative de la programmation budgétaire en fonctionnement et en investissement de l'action 3 de l'action 8 de la préparation à la clôture, en lien étroit avec son homologue sur le site de Toulouse et en interface avec la cellule budgétaire du pôle:

. Instruction administrative et budgétaires des dossiers de demandes de subvention; préparation des engagements financiers; gestion budgétaire sur le logiciel Arpègeet traitement dans Chorus formulaire

. Remplissage des outils de suivi budgétaires

- Assistance et secrétariat permettant le bon déroulement des activités du service

Activités secondaires :

. Référent(e) archives: archivage des dossiers en lien avec la chargée de coordination de la politique d'archivage

. Préparation et diffusion de la lettre d'information hebdomadaire aux musées d'Occitanie

D'autres missions pourront être confiées à l'agent dans le cadre de la bonne marche du service.

Connaissances

Maîtrise de la réglementation des Musées de France, notamment pour le récolement décennal, l'enrichissement et la restauration des collections

Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Arpège, Chorus,...)
Parfaite maîtrise des techniques de rédaction administrative
Maîtrise de la communication orale

Compétences comportementales (savoir être)

Il est attendu de l'agent une pleine capacité à:

. gérer les priorités

. assurer de façon autonome l'instruction des demandes et des dossiers

. analyse et synthèse (pour les comptes rendus)
. organiser son temps de travail et les missions confiées

. assurer la préparation, la tenue et le suivi des réunions

. respect des délais

. travailler en équipe et en réseau

. savoir s'adapter aux différents interlocuteurs
. faire preuve d'une grande rigueur, de réactivité et d'une aptitude à suivre plusieurs dossiers en parallèle

. comprendre et savoir appliquer une réglementation

. rendre compte des missions qui lui sont confiées

. vérifier et transmettre une information