Chargé d'Instance H/F - Université Paris-Saclay

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Pôle affaires institutionnelles- rattaché au responsable du pôle affaires institutionnellesMissions principales de l'agent:

Piloter l'organisation des instances prises en charge par la DAJI à savoir le Conseil dadministration, le Conseil académique, la Commission de la recherche et la Commission de la formation et de la vie universitaire:

- Etablir un retroplanning afin de respecter les délais réglementaires

- Rassembler les documents préparatoires aux instances établis par les services administratifs

- Diffuser les convocations et tous les documents préparatoires requis (fiche explicative, projet de délibération etc.)

- Veiller à la qualité et à la clarté des documents transmis

- Organiser la gestion matérielle des instances (réservation de salle et parking, maitrise du matériel de visio conférence, collation etc.)

- Communiquer avec les vices présidents en charge des instances et les porteurs de projets

- Suivre les dossiers entre les différentes instances

- Gérer une base de données afférents aux conseils (tenue des listes des membres, relevés de décisions et délibérations, comptes rendus, etc.)

- Elaborer et diffuser un calendrier des instances

- Assurer l'envoi des délibérations au contrôle de légalité et leur publication au recueil des actes administratifs

- Participer aux réunions des instances, en assurant l'installation des séances, la vérification du quorum, ainsi que l'assistance à la gestion matérielle des réunions, en présentiel et/ou en visioconférence, y compris lors des opérations de vote

- Contribuer à l'organisation et à la mise en oeuvre des élections prises en charge par la DAJI (conseils centraux, graduate schools et école universitaire de premier cycle)

- Participer à l'organisation et au déroulement des réunions des sections disciplinaires, assurer le suivi administratif des dossiers, la rédaction des procès-verbaux, ainsi que l'assistance à la gestion des opérations de vote, en lien avec la secrétaire désignée au sein de la DAJI.

- Assurer l'enregistrement et l'archivage des conventions réceptionnées par la DAJI. Participer à la mise en place d'un outil de gestion numérique.

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion de l'activité (telles que les délégations de signature par exemple)

- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité et des réunions

Connaissance, savoir :

- Modes de fonctionnement des administrations publiques, et sensibilité juridique
- Aisance avec les outils informatiques et appétence pour la dématérialisation
- Techniques d'élaboration de documents administratifs
- Techniques de communication
- Bon niveau rédactionnel

Savoir-faire :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Communiquer et faire preuve de pédagogie auprès d'interlocuteurs variés
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Bonne maîtrise des principaux logiciels de bureautique

Savoir-être :

- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Sens du service public
- Discrétion