Assistant de Gestion Administrative H/F - COGELEC

Si vous êtes intéressé(e), bienvenue chez Cogelec !

COGELEC, basée à Saint-Aubin-lès-Elbeuf, est une entreprise d'installation électrique dans le secteur du bâtiment.

Forte de 80 employés et avec un chiffre d'affaires annuel près de 10 millions d'euros, elle intervient dans divers domaines tels que la construction, la réhabilitation ainsi que la maintenance.

COGELEC allie expertise technique, engagement humain et dynamisme entrepreneurial et est un partenaire incontournable pour ses clients, allant des entreprises aux particuliers en passant par les collectivités locales et les bailleurs sociaux.MISSIONS

Appels d'offres

- Téléchargement des dossiers d'appels d'offres et création du projet dans Optima
- Gestion et préparation des pièces administratives et techniques
- Contrôle de la cohérence et de la complétude du dossier
- Dépôt dématérialisé des offres sur les plateformes
- Suivi des offres et mise à jour des tableaux de bord
- Participation aux réponses aux négociations le cas échéant

Gestion administrative des affaires

- Création des dossiers affaires (numérique + Optima)
- Suivi administratif de la vie du marché
- Gestion des Ordres de Service (OS) et des avenants : contrôle, suivi, enregistrement
- Réponse aux demandes administratives des clients (envoi et signature de documents)
- Archivage structuré des marchés et pièces associées
- Mise à jour des tableaux de suivi (remis, obtenus, en attente...)

Gestion financière des affaires

- Établissement des factures clients en lien avec les conducteurs de travaux (situations, acomptes, solde)
- Vérification de la conformité des factures avec les bons de commande ou marchés notifiés
- Réalisation du DGD (Décompte Général Définitif)
- Réalisation des attestations de bonne exécution
- Gestion et suivi des cautions bancaires
- Saisie et suivi des factures fournisseurs
- Transmission des éléments nécessaires à la comptabilité

Administration Générale

- Accueil physique et téléphonique
- Gestion du courrier et des emails
- Organisation et réalisation du classement et archivage
- Gestion des sinistres automobiles
- Gestion administrative de la flotte automobile en collaboration avec le magasinier
- Mise à jour des documents administratifs de l'entreprise

PROFIL

- Préparation d'un BTS GPME ou BTS SAM
- Capacité à organiser son travail et à prioriser les tâches
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Aisance rédactionnelle et capacité de mise en page soignée
- Capacité à comprendre et analyser des documents administratifs
- Rigueur et fiabilité dans le traitement des informations
- Capacité à organiser et structurer des dossiers numériques