Secrétaire Administratif en Unité H/F - Service Public

Composition et effectifs du service :

L'EPE Lorraine Sud est composé de 2 UEHC et 1 UEHD. L'UEHC Laxou est composé de 21 personnes (1 RUE, 14 éducateurs, 1 psychologue, 1 adjoint administratif, 3 adjoints techniques)

Votre hiérarchie :

- N+1 : le directeur interrégional adjoint
- N+2 : la directrice interrégionaleEn tant que secrétaire administratif(ve) en unité ou service éducatif, vous apporterez une assistance continue au/à la responsable d'unité éducative (RUE) et au/à la directeur(rice) de service en matière d'organisation, de gestion, d'information, de communication et de suivi des dossiers.

Accueil du public

- Assurer l'accueil téléphonique et l'information des jeunes, de leur famille, des magistrats prescripteurs, des partenaires

- Accueillir les jeunes et leur famille qui viennent à l'unité sur rendez-vous ou spontanément, ainsi que les partenaires

- Renseigner l'application PARCOURS en lien avec le RUE

Gestion du secrétariat

- Enregistrer le courrier (postal et électronique) et en assurer le suivi

- Transmettre les informations aux professionnels, notamment lors de réunions institutionnelles

- Créer les dossiers jeunes, veiller au respect du classement numérique et à la numérisation des documents

- Mettre en page et transmettre les documents administratifs aux services compétents et les classer aux dossiers

- Organiser la documentation, la diffusion et l'archivage des documents et des dossiers de l'unité ou du service

- Appui au RUE et au DS pour la relecture, la mise en page des documents administratifs et leur transmission

Gestion des aspects logistiques de l'unité ou du service

- Editer des listes d'activité, de suivi, de décisions, de tableaux de gestion à la demande du/de la RUE

- En lien avec le/la supérieur(e) hiérarchique, gérer les stocks et saisir les expressions de besoin via « CHORUS formulaire »

- Alimenter l'outil local de gestion du suivi des autorisations d'engagement

- Le cas échéant, tenir la sous régie sur proposition de l'autorité hiérarchique

- Assurer le cas échéant le rôle Assistant Chorus DT

- Appuyer les professionnels dans l'utilisation des logiciels métiers et la réservation de billet SNCF

- Assure le suivi budgétaire à l'appui du RUE et du DS, renseigne les tableaux de bords

- Veille à la transmission des plannings

- Assure la gestion des tickets services (commande et suivi)

- Assure le suivi des conventions (tableau de suivi des conventions)

- Participe aux réunions pédagogiques et réunion de fonctionnement dont il / elle assure les comptes-rendus

Gestion de proximité dans différents domaines des ressources humaines

- Transmettre les documents à la direction interrégionale après validation par le/la directeur(rice) de service ou le/la RUE

- Assure le suivi des déclaratifs horaires et renseigne le tableau de bord de suivi

- Renseigne les tableaux de suivis RH (tableau de suivi des arrêts maladie et absences, tableau de suivi des effectifs RH...)

- Préparation et accueils des nouveaux arrivants (demandes de matériels informatiques..., informations administratives, droits à congés..., projet d'établissement et PPU)

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Parcours, Harmonie, Chorus

Connaissances

- Techniques de secrétariat
- Outils bureautiques
- Applications métiers (Parcours, Chorus)

Savoir-faire

- Travailler en équipe
- Accueillir
- Maîtriser les délais
- Mettre en forme un document
- Archiver

Savoir être

- Sens de l'organisation
- Faire preuve de discrétion
- Sens des relations humaines
- Êtreréactif