Assistant de Direction H/F - Service Public

Composition et effectifs du service : Le pôle de direction est composé de 10 agents.

Votre hiérarchie :

- N+1 : le directeur interrégional adjoint
- N+2 : la directrice interrégionale

Vos interlocuteurs métiers : Les pôles de la DIR, les directions territorialesEn tant qu'assistant(e) de direction, vous serez chargé(e) du secrétariat de la direction interrégionale. Vous assisterez l'équipe de direction de la Direction Interrégional (DIR) dans l'organisation quotidienne de son travail et de contribuer au bon fonctionnement du service en assurant des fonctions de coordination logistique et matérielle.

À ce titre, vos missions serontles suivantes :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique et renseigner les différents interlocuteurs

- Enregistrer le courrier (postal et électronique) entrant à la direction et en assurer le suivi

- Assurer la gestion de l'agenda de la direction

- Planifier, organiser, assurer le suivi des réunions au sein de la DIR

- Constituer des dossiers administratifs et rédiger les comptes rendus de réunions

- Préparer les déplacements des professionnels

- Assurer la présentation des dossiers pour le/la directeur(rice) interrégional(e) et son adjoint(e)

- Diffuser et afficher les informations liées à l'actualité de la DPJJ et aux évènements interrégionaux

- Mettre en page et classer des documents administratifs pour transmission aux services compétents

- Traiter des dossiers ponctuels

- Aider à la prise en charge des aspects logistiques de l'équipe de direction.

Offres de formation associées à votre prise de poste :

Parcours, Harmonie, Chorus

Connaissances

- Environnement et partenaires
- Logiciels / Outils bureautiques
- Outils numériques et usages

Savoir-faire

- Accueillir
- Mettre en forme un document
- Maîtriser les délais
- Travailler en équipe
- Archiver

Savoir être

- Sens de l'organisation
- Faire preuve de discrétion
- Sens des relations humaines
- Être rigoureux