Chargé·e des Instances et Assistant·e des Élus - Mairie de Vif H/F - Communes

Positionnement hiérarchique
Responsable hiérarchique direct :
Responsable du service de l'administration générale et de la commande publique
L'agent n'est pas en position d'encadrement.
Conditions, contraintes d'exercice (astreintes, évènements, poste isolé, sur sites multiples, dépend de 2 services, etc...)

- Disponibilité vis-à-vis des besoins du Maire et des adjoint-es
- Travail en bureau sur horaires journée et travail en soirée ponctuellement (Conseils municipaux)
- Rythme de travail parfois soutenu et soumis à des urgences d'action: pics d'activité en fonction des obligations du service et de la demande de la hiérarchie afin de garantir la finalisation de dossiers à une date donnée
- Utilisation quotidienne des nouvelles technologies de l'information et de la communication
- Contacts directs et échanges permanents avec sa hiérarchie, relations avec les autres services de la collectivité et avec des interlocuteurs extérieurs

Principaux indicateurs d'appréciation des résultats du poste
- Traitement des dossiers dans les temps attribués
- Conformité du travail établi dans le respect des procédures et de la réglementation
- Respect strict de l'obligation de discrétion et de confidentialité

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o038260220000024-charge-e-instances-assistant-e-elus?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Savoirs (théoriques, métier...) Savoir faire
Techniques d'expression écrite et orale Comprendre, recevoir et filtrer les demandes et appels téléphoniques
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et plus particulièrement des instances décisionnelles (commissions, conseil municipal, ...) Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
Technique de recherche documentaire Maîtrise de l'outil informatique: Pack office ou libre office, Elise (courriers), PASTELL (parapheurs, convocations, Actes), CIRIL finances (bons de commandes, factures), OCTIME (congés), RGPD
Technique de secrétariat Respecter les délais de transmission des documents
Organisation et gestion du temps de travail Prendre des notes, classer, ordonner des dossiers et documents de manière simple
Technique de classement et d'archivage Vérifier la conformité des procédures administratives, préparer les documents et suivi des décisions administratives