Assistant de Direction - Mairie de la Madeleine H/F - Communes

La Mairie de La Madeleine recrute un(e) Assistant(e) de Direction

Suivi administratif et secrétariat
- Gestion du courrier de la Directrice
- Suivi du CHRONO DSP et délai de réponse
- Suivi des messages d'usagers de l'ensemble des canaux
- Accueil physique et téléphonique de la Direction
- Organisation et planification des réunions, mise en forme des comptes rendus
- Gestion des parapheurs
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Classement des dossiers de la Direction, préparation de l'archivage
- Se tenir informé(e) des projets et activités de la Direction
- Suivi de l'agenda et des congés de la Direction (plannings, prises de rendez-vous...)
- Prise de notes lors des réunions de Direction
- Suivi des fiches de liaison dans le cadre de la concession de Service Public de la crèche
- Assistance à l'élaboration des bilans CAF
- Constitution de dossiers thématiques
- Suivi des conventions pour l'ensemble des services (nature, date de signature, échéance...) et informations auprès des Chefs de Services

Fonctionnement des Instances Municipales
- Préparation des Commissions Municipales de la Direction (rétroplannings, réservation de salles, convocations, préparation technique des dossiers de commission, envoi des projets de délibérations, suivi et partage)
- Suivi des émargements, mise en forme et envoi des comptes rendus

Démarche Qualité Service Public +
- Saisir, suivre et diffuser les indicateurs d'activité et qualité de la Direction
- Participer à la rédaction des procédures
- Participer à l'élaboration des plans de progrès
- Assister au COPIL, rendre compte et contrôler les étapes et échéances de certification
- Appui pour la rédaction de procédures

Savoirs :
- Rédaction de courriers, maîtrise des logiciels de bureautique

Savoir-faire :
- Connaissance des procédures administratives et du fonctionnement de la Collectivité
- Savoir écouter, analyser
- Savoir travailler en collaboration
- Savoir s'adapter

Savoir être :
- Sens du Service Public
- Rigueur, organisation et réactivité
- Respect des obligations de discrétion et confidentialité
- Polyvalence et travail en équipe
- Patience
- Autonomie
- Être force de proposition