Assistant de Direction Adjoint Sarthe Autonomie - Conseil Départemental de la Sarthe H/F - Conseils départementaux

Il apporte une assistance permanente au directeur adjoint en termes de gestion, d'organisation (instances, réunions, congés, rdv, logistique), de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles liées au fonctionnement de la direction adjointe.
Il centralise et s'assure des réponses aux sollicitations (par mails, courriers, courriers signalés...) dans les délais fixés par la collectivité ou le cabinet
Il apporte un premier niveau de réponse auprès des partenaires et directions métier.

Il peut prendre en charge le suivi complet ou la coordination de dossiers spécifiques ou thématiques (à fort enjeux stratégiques et politiques pour certains) ou d'évènements particuliers, y compris RH.
Il peut participer à la préparation et au suivi budgétaire et analyser des données.

L'agent peut être amené à être facilitateur des outils collaboratifs (diffuser les usages et outils collaboratifs, accompagner les utilisateurs et remonter les besoins identifiés).

Il est référent auprès des secrétaires de service sur des outils métiers et procédures et en garantit la mise à jour.
Il assure le secrétariat du Conseil Départemental de la Citoyenneté et de l'Autonomie.
Il assure la continuité de service du secrétariat de direction et participe aux permanences téléphoniques des secrétariats de direction.

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des politiques publiques afférentes au sujet et des réorganisations.

Accueil téléphonique

Gestion de fournitures de bureau

Gestion du courrier (réception, enregistrement et distribution)

Organisation et planification de réunions

Participation à l'évaluation et/ou à la conception des procédures

Recherche d'informations

Rédaction de comptes-rendus

Rédaction de documents administratifs

Traitement informatique des dossiers

Réception, traitement et diffusion d'informations

Suivi du courrier du cadre ou de l'élu

Gestion de plannings

Assistance aux utilisateurs

Constitution, actualisation et diffusion d'un fonds de documentation

Savoirs:
Avoir un bon niveau de culture générale

Connaissance des différents outils et usages internet

Connaissance des différents services et des différentes missions du Département

Connaissance des institutions

Connaissance des règles de présentation des documents (typographie, mise en page)

Connaissance des règles internes de présentation de documents

Connaissance des réseaux de partenaires sociaux et associatifs

Connaissance des techniques de prise de note rapide

Connaissance des circuits de transmission des documents

Connaissance des règles de grammaire, syntaxe et orthographe

Savoir-faire:
Alerter, référer et rendre compte à sa hiérarchie

Analyser des informations professionnelles

Anticiper et évaluer les situations pour prendre des décisions

Concevoir des outils de planification (tableaux de bord, etc)

Ecouter et reformuler les demandes

Etablir un système de classement efficace

Filtrer les appels téléphoniques

Identifier les besoins relatifs à son champ d'activités

Identifier les demandes et les besoins des usagers

Mettre en forme des documents (comptes-rendus, contrats, courriers, notes de service, etc) selon les règles internes de présentation

Mobiliser les techniques de communication orale et écrite

Orienter les appels téléphoniques

Rédiger des écrits professionnels

Respecter les règles de déontologie liées à son activité

Suivre une procédure

Utiliser le logiciel Access (base de données)

Savoir traiter des données chiffrées

Utiliser les logiciels bureautiques (word, excel, powerpoint, outlook, Teams...)

Savoir-être:
Faire preuve du sens de la communication et du contact

Faire preuve du sens des responsabilités

Se montrer force de propositions

Faire preuve d'organisation

Faire preuve de réactivité face à une situation d'urgence

Faire preuve de rigueur et de méthode

Faire preuve d'autonomie

Faire preuve de discrétion

Faire preuve d'initiatives

Se montrer disponible

Diplômes et niveaux d'expérience requis :
CAP/BEP, expérience de 1 à 3 ans
Baccalauréat, débutant accepté