Charge·e de Gestion Comptable et Administrative H/F - Poitiers Jeunes

RAISON D'ÊTRE DU POSTE :
Seconder la Codirectrice Administrative, RH et financière dans les fonctions comptable et administrative comme le suivi de l'économat en assurant la mise à jour de la comptabilité et des outils de suivi tout en veillant aux respects des règles de la gestion comptable et administratives comme des procédures internes

Missions principales, sous la supervision de la Codirectrice :
1 - Assurer le suivi comptable de l'association dans le respect des normes comptables (70%) :
- Enregistrer les opérations comptables dans le logiciel comptable
- Vérifier la conformité des documents comptables reçus
- Contrôler les écritures comptables automatiques dans le logiciel comptable
- Garantir la fiabilité des comptes et des documents comptables
- Gestion du plan de trésorerie et rapprochement bancaire
- Gestion des relations avec les prestataires administratifs (expert-comptable, assurance, banque, etc.)
- Gestion des règlements et de la facturation aux clients
- Suivi des frais généraux
- Participer à la préparation des bilans comptables
- Assurer la veille réglementaire comptable
- Superviser des opérations d'inventaire comptable
- Suivi des notes de frais
- Suivi de la caisse (mise à jour journal de caisse, préparation des dépôts espèces et chèques, etc.)
- Suivi des adhésions
- Suivi des stocks matériels de l'association
- Suivi des tickets restaurants bénévoles et stagiaires

2 - Soutenir la Codirectrice dans la gestion administrative (20%) :
- Déposer les demandes de prise en charges financière des formations du personnel et parfois des bénévoles à notre OPCO en suivant le Plan de développement des compétences établi chaque année
- Demander et suivre les demandes de remboursements auprès de l'OPCO après chaque fin de formation
- Soutenir les équipes dans la préparation de leurs déplacements (réservations billets de train, hôtel, etc.)
- Archivage annuel des dossiers administratifs
- Mise à jour des dossiers du personnel
- Préparation une fois par an des outils de suivi RH annuel (calendriers des équipes, feuilles d'heures, etc.)

3 - Soutenir la Codirectrice dans la gestion de l'intendance (10%) :
- Assurer le suivi de la prestation entretiens des locaux
- Assurer le lien avec le CROUS, co-locataire du bâtiment
- Assurer le lien avec le propriétaire des locaux (demande d'interventions techniques)
- Assurer l'économat du quotidien (commande et courses)
- Assurer la responsabilité du budget économat

Experience: Débutant accepté

Compétences: Comptabilité générale,Gestion des dossiers administratifs,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Archiver des dossiers et documents de référence,Enregistrer les opérations comptables dans les livres de comptes (achats, ventes, encaissements, paiements, etc),Etablir un état de rapprochement bancaire,Faire preuve d'appétence pour l'utilisation de logiciels numériques et de nouvelles technologies,Garantir la confidentialité des informations,Gérer les notes de frais,Maintenir à jour les connaissances sur les réglementations comptables,Participer à la préparation des bilans comptables,Réaliser des opérations comptables,Rendre compte de son action, de risques ou d'anomalies au responsable,Vérifier l'enregistrement d'opérations bancaires et de justificatifs comptables réglementaires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.