Assistant de Direction H/F - Service Public

Le secrétariat de direction est rattaché directement à la directrice régionale et au directeur régional délégué.

Il est composé de l'attachée de direction, d'un(e) secrétaire-assistant(e) de direction et d'un apprenti. L'attachée de direction assure le management fonctionnel du secrétariat de direction sous l'autorité directe de la directrice régionale.L'assistant(e) de direction est le collaborateur/ la collaboratrice privilégié(e) de la directrice régionale. Il/elle est rattaché(e) directement à la directrice régionale, fait partie de l'équipe du secrétariat de direction (1 attachée de direction et 1 apprenti(e)) et a un contact privilégié avec l'équipe de direction.

Il/elle assiste la directrice régionale afin d'optimiser la gestion de son activité et participer à la coordination de l'activité du secrétariat de direction :

- Gérer son emploi du temps et son agenda quotidiennement et organiser ses déplacements

- Gérer la messagerie institutionnelle, point d'entrée et de sortie de toutes les correspondances électroniques officielles de la DREETS

- Organiser et préparer les réunions

- Tenir à jour les contacts des partenaires extérieurs de la directrice régionale.

Il/elle prend en charge la constitution et le suivi de dossiers : conception et préparation des
dossiers, collecte des informations, rédaction...

Il/elle est en charge des missions courantes de secrétariat :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique

- Assurer la gestion du courrier de la DREETS

- Assurer et suivre les publications au registre des actes administratifs en lien avec les pôles et les préfectures concernant les délégations de signature

- Gérer les parapheurs et documents mis à la signature

L'assistant (e) de direction peut appuyer l'équipe de direction dans la conduite de projets transversaux ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, réunions, salons...).

Poste ouvert à un agent de catégorieB ou à un agent contractuel titulaire d'un baccalauréat.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Connaître les missions de la DREETS, les politiques publiques et les différents acteurs en lien avec la DREETS Normandie ;

Savoir-être :

- Avoir le sens des priorités et savoir s'adapter ;

- Savoir s'organiser ;

- Être autonome et savoir prendre des initiatives ;

- Disposer d'une aisance relationnelle et savoir travailler en équipe ;

- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue ;

- Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle ;

Savoir-faire :

- Savoir utiliser les applications bureautiques et informatiques spécifiques (Pack Office) ;

- Savoir préparer des dossiers et présentations ;

- Savoir rédiger des documents;

- Savoir organiser des événements et travailler en transversalité ;